Comment remplir le fichier d'import client mybe ?

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des clients pendant la formation.

Si vous disposez d'une base client existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos fiches client, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos clients.

• Cliquez ici pour télécharger le fichier template à remplir afin d'importer votre base client (pensez à vérifier votre dossier téléchargements sur votre ordinateur après avoir cliqué sur le lien)

Création de types de fidélité

Si vous avez souscrit au module de fidélité, il est recommandé d'avoir créé les types de fidélité en amont afin de pouvoir les associer directement à chaque client lors de l'import.

Pour plus d'information, regardez comment mettre en place des programmes de fidélité.

Création de familles tarifaires

Associer différentes familles tarifaires à vos clients vous permettra de gérer plusieurs tarifs de vente par article selon le type de client.

Il est ainsi recommandé d'avoir créé les familles tarifaires en amont afin de pouvoir les associer directement à chaque client lors de l'import.

Pour plus d'information, découvrez comment personnaliser des familles tarifaires pour ses clients.

Bon à savoir : 5 colonnes sont obligatoires à remplir pour l'import car elles permettent d'identifier un client unique et ainsi éviter les doublons

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes obligatoires du fichier d'import client.

Colonne A : "Code groupe" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Sans correspondance sur un code groupe, l'import ne fonctionnera pas car il permet d'assurer qu'il n'y a pas de doublon dans la base‍
• Important : chaque code groupe doit être unique et différent des autres pour bien être pris en compte lors de l'importation

Colonne C : "Prénom" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le prénom du client enregistré

Colonne D : "Nom" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le nom de famille du client enregistré

Colonne G : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille correspond à la famille du client importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide-en-ligne sur la gestion des familles clients

Colonne H : "Famille tarifaire" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille tarifaire correspond à la famille tarifaire du client importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide-en-ligne sur la gestion des familles tarifaires clients

Bon à savoir : les colonnes ci-dessous sont facultatives à remplir pour l'import. Cependant, nous vous recommandons de remplir les éléments de coordonnées (téléphone, adresse e-mail, code postal) lors de l'import afin d'utiliser ces dernières pour promouvoir vos offres, nouveautés, promotions directement auprès de vos clients

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes facultatives du fichier d'import client.

Colonne B : "Identité"

• Indiquez ici l'identité du client (Monsieur, Madame, Mademoiselle)

Colonne E : "Mobile" - FORTEMENT RECOMMANDE

• Le numéro de téléphone du client

Import à savoir : assurez-vous que le format de la cellule permet bien l'affichage au format "06 XX XX XX XX" et non pas "6 XX XX XX XX". Aussi, n'indiquez qu'un seul numéro de téléphone. Si le numéro possède un indicatif, indique "00XX". Ne pas avoir dans la cellule de lettres ou de symboles.

Colonne F : "Email" - FORTEMENT RECOMMANDE

• L'adresse email du client

Colonne I : "Adresse"

• L'adresse postale du client

Colonne J : "Ville"

• La ville du client

Colonne K : "Code postal"

• Le code postal du client

Colonne L : "Pays"

• Le pays du client

Colonne M : "Note"

• Si vous possédez un historique avec un client déjà existant lors du transfert de votre solution de caisse vers mybe, vous pouvez reprendre ce dernier en l'indiquant en note. Ces notes seront accessibles directement depuis la fiche client

Colonne N : "Anniversaire"

• La date anniversaire du client
• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Colonne O : "Type de fidélité"

• Ajoutez le type de fidélité auquel vous souhaitez rattacher votre client
• Découvrez comment créer des types de fidélité rapidement afin de faire revenir vos clients en magasin (article en cours de rédaction)

Colonne P : "Carte de fidélité"

• Important : cette colonne ne peut être remplie et importée que si vous avez attribué un type de fidélité au client
• Indiquez ici "Oui" ou "Non" afin de gérer ou non une carte de fidélité pour le client en question
• Une carte de fidélité pour un client permettra d'afficher sur ses documents de vente le nombre de points cumulés ainsi que le nombre de passages en magasin

Bon à savoir : Afin de gérer une carte de fidélité pour un client, il est nécessaire d'attribuer un type de fidélité à ce dernier. Sans type de fidélité attribué, l'application ne prendra pas en compte les points cumulés ainsi que le nombre de passages en magasin

• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Colonne Q : "Numéro carte de fidélité"

• Important : cette colonne ne peut être remplie et importée que si vous avez attribué une carte de fidélité au client
• Indiquez ici un numéro ou code unique de carte de fidélité
• Dans le cas de cartes de fidélités physiques, cela vous permettra de scanner le code barre lors de l'encaissement pour identifier le client
• Cette dernière est utile afin de promouvoir des offres, offrir des bons de réduction ou d'achats lors de dates anniversaires afin de fidéliser vos clients

Bon à savoir : Veillez à vérifier les éléments ci-dessous avant de tenter d'importer votre fichier

Vérifications générales

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Assurez-vous qu'il n'y a aucune ligne vide au sein du fichier
• Assurez-vous que la colonne A "Code groupe" est intégralement remplie
• Assurez-vous que la colonne A "Code groupe" ne possède que des identifiants clients uniques
• Assurez-vous que chaque ligne client possède une Famille client
• Assurez-vous que chaque ligne client possède une Famille tarifaire

Vérifications liées à la fidélité client

• Si la colonne O "Types de fidélité" est associée à une ligne, assurez-vous que les colonnes P "Carte de fidélité" et Q "Numéro carte de fidélité" soient également remplies. Autrement, un message d'erreur s'affichera lors de la vérification automatique du fichier par l'application