Comment remplir le fichier d'import d'articles ?

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

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• Téléchargez le fichier à remplir pour importer votre base article
• Fichier template au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien)

Cas des articles avec variantes

Si vous possédez des articles avec et sans variantes, il est vivement recommandé de lire l'article sur comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Cas des articles avec conditionnement

Au lieu d'indiquer une valeur différente dans la colonne "Quantité par défaut", qui aura pour conséquence d'ajouter cette quantité lors de la sélection en caisse, il est possible d'utiliser la fonctionnalité de conditionnement.

Découvrez ici comment gérer des conditionnements articles.

Important à savoir : Lisez attentivement les informations pour chacune des colonnes que vous souhaitez remplir. Pour un import optimal, assurez-vous de bien effectuer les vérifications avant l'import détaillée en bas de cet artice.

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Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

Colonne A : "Désignation (nom article)" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La désignation est le nom de votre article.

Important à savoir : si vous gérez des déclinaisons d'articles (couleurs, matières, quantité, dosage, taux THC, etc.), il est fortement recommandé d'utiliser les variantes et déclinaisons articles. Trouvez ici comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Colonne B : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La famille correspond à la première catégorie de vos articles. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille).

Important à savoir : si la Famille indiquée n'existe pas déjà dans mybe, le logiciel la créera automatiquement lors de l'import.

Colonne C : "Sous-famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille
• Si la Sous-famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne D : "Profil TVA" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Profil TVA correspond au profil de TVA relatif à l'article importé correspondant
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
  • Taux normal (20%)
  • Taux intermédiaire (10%)
  • Taux réduit (5,5%)
  • TVA sur marge (20%)
  • Franchise de TVA (c'est à dire pas de TVA)
• Format cellule : indiquer l'un des 5 profils ci-dessus. Si un article possède un profil TVA différent (notamment si vous êtes client international soumis à une TVA différente)

Bon à savoir : Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle paramétrée par défaut sur la licence, c'est à dire le Taux normal (20%)

Colonne E : "Tarif principal - PU TTC" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Tarif principal - PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé.
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€" (exemple : 20,00 pour indiquer un tarif de vente à 20 €).

Colonne F : "Code article" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Sans code article, l'import ne sera pas effectif.
• Si vous possédez déjà des codes pour vos articles, renseignez-les ici.
• Si vous n'en possédez pas, créez-les en indiquant une suite de chiffres continue dans cette colonne (ex : 1, 2, 3, etc.).

Important à savoir : chaque code article doit être unique et différent des autres, sinon l'import ne sera pas possible.

Colonne G : "Fournisseur principal" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le fournisseur principal correspond au fournisseur de l'article importé.
• Rappel : à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité.
• Cas particuliers :
  • Si vous êtes votre propre fournisseur, créez une fiche fournisseur avec vos coordonnées.
  • Si vous faites de l'achat-revente et n'avez pas de fournisseur identifié, créez un fournisseur que vous pourrez nommer "Fournisseur divers".
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs.

Colonne H : "Fournisseur principal - PA HT"

• Fournisseur principal - PA HT correspond au prix d'achat HT (hors taxe) auquel vous avez acheté auprès de votre fournisseur principal l'article importé correspondant
• Pour rappel, lors de la réalisation de mouvements de stocks (réceptions fournisseurs, etc.), ce prix d'achat HT sera automatiquement rappelé à titre indicatif pour l'article en question.
  • Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les mouvements de stocks
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne I : "Quantité à ajouter en stock"

• Quantité à ajouter en stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez incrémenter dans vos stocks
• Si pour l'article correspondant, vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale
• Attention, à chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera incrémentée dans votre Etat de stocks
• Attention : il n'est pas possible d'importer votre fichier excel Articles cette colonne contient ces quantités égales à zéro. N'importez que des articles dont vous souhaitez importer une quantité en stock également

Colonne J : "Prix unitaire de stock"

• Prix unitaire de stock est la valeur à laquelle vous souhaitez qu'une unité de l'article soit valorisée en stock lors de l'incrémentation par la colonne précédente (Colonne O : "Quantité à ajouter en stock")

‍Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Stock PU" et non "Prix unitaire de stock"

• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne N : "Fournisseur principal - PA HT"
• Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps

Colonne K : "GTIN Principal"

• GTIN (ou code barre, ou code EAN, ou code libre) est le numéro associé à un code barre, vous permettant en caisse de scanner ce dernier afin d'ajouter l'article au panier du client
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la gestion des codes barres

‍Colonne L : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

‍Colonne M : "Déclinaison - Nom variante 1"

• Déclinaison - Nom variante 1 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne N : "Déclinaison - Valeur variante 1"

• Déclinaison - Valeur variante 1 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne O : "Déclinaison - Nom variante 2"

• Déclinaison - Nom variante 2 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne P : "Déclinaison - Valeur variante 2"

• Déclinaison - Valeur variante 2 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne Q : "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)"

‍Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Déclinaison - Article décliné - GTIN" et non "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)"

• Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN) correspond au code du modèle de l'article possédant des déclinaisons

Colonne R : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Marque indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne S : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 1 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne T : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 2 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne U : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 3 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Assurez vous des points suivants avant de tenter d'importer votre fichier :

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Laissez vide les lignes de la colonne "Quantité à ajouter en stock" si il n'y a pas de stock à importer, n'indiquez pas "0"
• Assurez-vous que la colonne F "Code article" est intégralement remplie
• Assurez-vous que la colonne F "Code article" ne possède que des identifiants articles uniques
• Assurez-vous que chaque ligne article possède une Famille et un Fournisseur
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que la colonne "Fournisseur - PA HT" et la colonne "Prix unitaire de stock" soient strictement identiques
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que les quantités à importer en stocks soient les bonnes (colonne "Quantité à ajouter en stock")
• Dans le cas où vous souhaitez importer des variantes articles : assurez-vous que chaque modèle possède un code modèle Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN) unique

L'import est indiqué "Pré-vérification effectuée", mais je ne peux pas lancer la vérification

Cause du problème

• Vérifiez que vos correspondances soient correctement effectuées

Solution au problème

• Utilisez l'icône "Stylo" située à droite de chaque ligne de correspondance afin d'attribuer et enregistrer les bonnes correspondances

Important à savoir : vous ne pourrez pas lancer l'étape de vérification avant l'import si il reste des correspondances indiquées en rouge ou en orange

La vérification est indiquée effectuée avec erreur

Action à réaliser

• Cliquez sur l'icône "Rapport" afin d'identifier les lignes de votre fichier comportant des erreurs

Messages d'erreurs et solutions

• "Gtin est dupliqué dans le fichier" : cela signifie que la colonne "GTIN Principal" de votre fichier comporte un ou plusieurs code GTIN en double/triple ou plus. Il faut un code GTIN unique pour chaque ligne
• "STOCK_QUANTITY_CAN_NOT_BE_ZERO" : cela signifie que la colonne "Quantité à ajouter en stock" de votre fichier comporte une ou plusieurs ligne avec un "0". Si vous ne souhaitez pas ajouter de stock pour une ligne, laissez vide cette colonne
• "Le fichier est vide" : cela signifie que votre fichier ne comporte aucune donnée à importer. Remplissez votre fichier afin d'importer les données‍
• "Variante pour article, pas modèle" : cela signifie la colonne "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)" ne contient pas de donnée. Remplissez cette colonne avec un code modèle unique afin d'importer les données
• "Famille/Sous Famille/Classification est dupliqué dans la base" : cela signifie que certaines de vos Familles/Sous-familles/Classifications articles sont déjà créées sur votre application alors que vous avez indiqué "Valeur à ajouter" dans la correspondance pour une Famille/Sous-famille/Classification sur l'application lors de la vérification avant l'import. Veillez à ne pas faire correspondre "Valeur à ajouter" lors de la correspondance des données qui sont déjà existantes sur l'application

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