Comment remplir le fichier d'import d'articles ?

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

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• Téléchargez le fichier à remplir pour importer votre base article
• Fichier template au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien)

Cas des articles avec variantes

Nos équipes techniques sont actuellement en train d'améliorer la fonctionnalité d'imports d'articles afin de permettre d'inclure les articles possédant des variantes.

Si vous possédez des articles avec et sans variantes, nous vous recommandons dans l'intervalle de n'importer que les articles sans variantes.

Découvrez ici comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Cas des articles avec conditionnement

Au lieu d'indiquer une valeur différente dans la colonne "Quantité par défaut", qui aura pour conséquence d'ajouter cette quantité lors de la sélection en caisse, il est possible d'utiliser la fonctionnalité de conditionnement.

Découvrez ici comment gérer des conditionnements articles.

Bon à savoir : 5 colonnes sont obligatoires à remplir, ce sont les colonnes A, B, C, L et M. Une fois votre fichier rempli, vérifiez qu'aucune ligne ne possède le même code article, et que chaque ligne possède bien une Désignation, une Famille, un Tarif principal - PU TTC et un Fournisseur principal

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

Colonne A : "Code article" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le code article est la clé permettant de faire correspondre de nouvelles valeurs à un article nouvellement créé ou déjà existant.
• Sans correspondance sur un code article, l'import ne fonctionnera pas
• Si vous possédez déjà une classification, renseignez là ici
• Si vous n'avez pas de classification, alors indiquez une suite numérique continue dans cette colonne en commençant par "1"

Important : chaque code article doit être unique et différent des autres pour bien être pris en compte lors de l'importation.

Colonne B : "Désignation (nom article)" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La désignation est le nom de votre article

Colonne C : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille correspond à la famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille
• Si la Famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne L : "Tarif principal - PU TTC" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Tarif principal - PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Il vous sera par la suite possible d'importer d'autres tarifs pour un même article

Colonne M : "Fournisseur principal" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Fournisseur principal correspond au fournisseur de l'article importé
• Pour rappel, à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur, ce afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne D : "Sous-famille"

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille
• Si la Sous-famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne E : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Marque indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne F : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 1 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne G : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 2 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne H : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 3 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne I : "Quantité par défaut"

• Quantité par défaut indique le nombre d'article ajouté au panier du client lorsqu'il est sélectionné en caisse
• Exemple : vous souhaitez qu'une seule unité de l'article s'ajoute au panier du client lorsque vous sélectionnez l'article en caisse, alors indiquez "1"
• Dans la quasi-totalité des cas, cette quantité est égale à 1
• Attention au format de la cellule : Nombre, sans décimale, sans symbole

Colonne J : "Profil TVA"

• Profil TVA correspond au profil de TVA relatif à l'article importé correspondant
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
• Taux normal (20%)
• Taux intermédiaire (10%)
• Taux réduit (5,5%)
• TVA sur marge (20%)
• Franchise de TVA
• Format cellule : indiquer l'un des 5 profils ci-dessus. Si un article possède un profil TVA différent (TVA sur marge, franchise de TVA), contacter votre interlocuteur habituel
• Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle de la licence par défaut : Taux normal (20%)

Colonne K : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

Colonne N : "Fournisseur principal - PA HT"

• Fournisseur principal - PA HT correspond au prix d'achat HT (hors taxe) auquel vous avez acheté auprès de votre fournisseur principal l'article importé correspondant
• Pour rappel, lors de la réalisation de mouvements de stocks (réceptions fournisseurs, etc.), ce prix d'achat HT sera automatiquement rappelé à titre indicatif pour l'article en question. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les mouvements de stocks
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne O : "Quantité à ajouter en stock"

• Quantité à ajouter en stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez incrémenter dans vos stocks
• Si pour l'article correspondant, vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale
• Attention, à chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera incrémentée dans votre Etat de stocks
• Attention : il n'est pas possible d'importer votre fichier excel Articles cette colonne contient ces quantités égales à zéro. N'importez que des articles dont vous souhaitez importer une quantité en stock également

Colonne P : "Prix unitaire de stock"

• Prix unitaire de stock est la valeur à laquelle vous souhaitez qu'une unité de l'article soit valorisée en stock lors de l'incrémentation par la colonne précédente (Colonne O : "Quantité à ajouter en stock")

Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Stock PU" et non "Prix unitaire de stock"

• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne N : "Fournisseur principal - PA HT"
• Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps

Assurez vous des points suivants avant de tenter d'importer votre fichier :

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" est intégralement remplie
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" ne possède que des identifiants articles uniques
• Assurez-vous que chaque ligne article possède une Famille et un Fournisseur
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que la colonne "Fournisseur - PA HT" et la colonne "Prix unitaire de stock" soient strictement identiques
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que les quantités à importer en stocks soient les bonnes (colonne "Quantité à ajouter en stock"
• Dans le cas où vous ne souhaitez pas importer des quantités en stocks mais souhaitez tout de même importer la fiche article : pour les lignes dont la colonne "O : Quantité à ajouter en stock" est vide, indiquez la valeur "0". Assurez-vous que la colonne "P : Prix unitaire de stock" est également à la valeur "0" et non pas la valeur du prix d'achat HT, autrement, un message d'erreur s'affichera lors de la vérification automatique par l'application