Comment remplir le fichier d'import d'articles ?

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

Cliquez ici pour télécharger le fichier modèle au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien).

Cas des articles avec variantes

Si vous possédez des articles avec et sans variantes, il est vivement recommandé de lire l'article sur comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Définitions importantes

• Une variante est l’attribut d’un article pouvant prendre différentes valeurs
  • Exemple : L’article “T-Shirt” possède la variante “Taille” et la variante “Couleur”
• La valeur d’une variante correspond à l’une des valeurs que peut prendre la variante
  • Exemple : Cet Article a 2 variantes. La variante “Taille” peut prendre les valeurs “S” et “M”, la variante “Couleur” peut prendre les valeurs “Rouge” et “Bleu”
• Une déclinaison est une combinaison précise et unique des valeurs variantes d’un article
  • Exemple : Le “T-Shirt” en “S” et “Rouge” est une des déclinaisons possibles de l’article “T shirt”

Cas des articles avec conditionnement

Si vous vendez des articles par pack (exemple : carton de 6 bouteilles de vin), il est possible d'utiliser la fonctionnalité de conditionnement plutot que de créer un article spécifique.

Découvrez ici comment gérer des conditionnements articles.

Cas d’utilisation du site vitrine / e-commerce mybe

Bon à savoir : Si vous utilisez un site internet, il est recommandé de passer par la création de variantes afin de présenter des fiches produits avec la possibilité de sélectionner les variantes.

Une fiche produit sans variantes dans votre base de données sera sans variantes sur votre site internet mybe, et vice-versa.

Codes articles, GTIN et articles avec variantes

Dans votre base de données articles, chaque code doit être unique et permet d’identifier une fiche article ou une déclinaison spécifique. Il est possible d’associer plusieurs codes à une même fiche article.

Il existe plusieurs types de GTIN dans mybe :

• Code Article : Code d’identification interne vous permettant d’identifier un article dans votre base de données. Il est unique par article et par déclinaison
• GTIN AUTO : Code affecté automatiquement par mybe
• EAN13 : Code d’identification à 13 chiffres utilisés dans le monde entier sur l'ensemble des produits de grande consommation
• PLU : Code d'identification à 4 ou 5 chiffres pour les fruits et légumes
• Code libre : Code d’identification qui ne correspond pas a un des codes présentés ci-dessus

Important à savoir : Lisez attentivement les informations pour chacune des colonnes que vous souhaitez remplir. Pour un import optimal, assurez-vous de bien effectuer les vérifications avant l'import détaillée en bas de cet article.

Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

Colonne A : "Code article" - OBLIGATOIRE

• Le code article est un code unique permettant d’identifier un article dans votre base article.
• Si vous possédez déjà des codes pour vos articles, renseignez-les ici.
• Si vous n'en possédez pas, créez-les en indiquant une suite de chiffres continue dans cette colonne (ex : ART-001, ART-002, ART-003, etc.). Si vous laissez la colonne vide, mybe en générera automatiquement pour vous.
• Cas des articles avec variantes : Créer un code article unique par déclinaison

Important à savoir : chaque code article doit être unique et différent des autres codes de votre base articles, sinon l'import ne sera pas possible.

Colonne B : "GTIN Principal" (ou code EAN 13)

• GTIN (ou code-barres, ou code EAN, ou code libre) est le numéro associé à un code-barres, vous permettant en caisse de scanner ce dernier afin d'ajouter l'article au panier du client
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la gestion des codes barres‍
• Cas des articles avec variantes : vous pouvez indiquer un GTIN unique par déclinaison

Important à savoir : si les GTIN que vous souhaitez importer commencent par le chiffre 0, il arrive qu’Excel le supprime. Pour éviter cela, assurez vous que la cellule est au format “Texte” et que le 0 apparaît bien.

Colonne C : "Désignation" - OBLIGATOIRE

• La désignation est le nom de votre article. C’est le nom qui apparaitra sur votre écran de caisse et sur le ticket.
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même nom pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “T-Shirt Homme”)

Important à savoir : si vous gérez des déclinaisons d'articles (couleurs, matières, quantité, dosage, taux THC, etc.), il est fortement recommandé d'utiliser les variantes et déclinaisons articles. Trouvez ici comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Colonne D : "Famille" - OBLIGATOIRE

• La famille correspond à la première catégorie de vos articles. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille).
• Nous recommandons d’éviter d’utiliser un trop grand nombre de famille et d’utiliser des mots ou groupes de mots clairs, simples et précis (exemple: “Décoration”, “Vêtements”, etc.)
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même famille pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “Vêtements”)

Important à savoir : si la Famille indiquée n'existe pas déjà dans mybe, le logiciel la créera automatiquement lors de l'import.

Colonne E : "Sous-famille"

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille
• Si la Sous-famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Nous recommandons d’éviter d’utiliser un trop grand nombre de sous-famille par famille et d’utiliser des mots ou groupes de mots clairs, simples et précis (exemple: “Homme”, “Vaisselle”, etc.)

Colonne F : "Profil TVA" - OBLIGATOIRE

• Profil TVA correspond au taux de TVA relatif à l'article
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même sous-famille pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “Homme”)
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
  • Taux normal (20%)
  • Taux intermédiaire (10%)
  • Taux réduit (5,5%)
  • TVA sur marge (20%)
  • Franchise de TVA (c'est à dire pas de TVA)
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même taux de TVA pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “20%”)

Bon à savoir : Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle paramétrée par défaut sur la licence, c'est à dire le Taux normal (20%), qui est ajustable si besoin (DOM-TOM, etc.)

Colonne G : "PU TTC" - OBLIGATOIRE

• PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé.
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€" (exemple : 20,00 pour indiquer un tarif de vente à 20 €).

Colonne H : "Fournisseur" - OBLIGATOIRE

• Le fournisseur correspond au fournisseur de l'article importé.
• Rappel : à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité.
• Cas particuliers :
  • Si vous êtes votre propre fournisseur, créez une fiche fournisseur avec vos coordonnées.
  • Si vous faites de l'achat-revente et n'avez pas de fournisseur identifié, créez un fournisseur que vous pourrez nommer "Fournisseur divers".
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le même fournisseur pour toutes les déclinaisons d’un même article
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs.

Qui est concerné ? Tous les plans sauf le plan Starter, qui ne permet pas la gestion de stocks. Si vous ne souhaitez pas importer ces données ou ajouter de stock, supprimez les colonnes.

Colonne I : "Prix fournisseur"

• Le Prix fournisseur correspond au prix d'achat hors taxe (PA HT) auquel vous avez acheté l'article auprès de votre fournisseur principal
• Cas des articles avec variante s: Indiquer le même taux de PA HT pour toutes les déclinaisons d’un même article (exemple: “12,00”)
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"‍
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne J : "Stock"

• Stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez ajouter dans vos stocks
• Si vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Cas des articles avec variantes : Indiquer le stock de chaque déclinaison
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale (sauf si l’unité de l’article est en kg ou en mètre linéaire, etc.)

Bon à savoir : A chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera ajoutée à vos stocks déjà existants

Colonne K : "Valeur unitaire stock"

• Valeur unitaire stock est la valeur unitaire (c’est-à-dire pour 1 unité) utilisée pour valoriser les stocks indiqués en colonne précédente “Stock”.
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la valeur unitaire d’entrée en stock de chaque déclinaison
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"

Bon à savoir : Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne H : "Prix fournisseur". Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps

Important à savoir : Il faut laisser ces colonnes vides pour les articles sans variante. Si aucun de vos articles n’a de variante, supprimez ces colonnes.

Colonne L : "Modèle GTIN" - Uniquement pour les articles déclinés

• Modèle GTIN correspond au code du modèle de l'article possédant des déclinaisons. Ce code est unique par article, mais commun aux déclinaisons d’un même article
• Si votre article a plusieurs variantes, le Modèle GTIN est utilisé pour les affecter au même article.
• Chaque déclinaison sera donc sur une ligne différente dans le fichier, mais toutes devront avoir exactement le même code Modèle GTIN.
  • Exemple: L’article “T-shirt” possède les variantes “Taille” (en S et M) et “Couleur” (en Rouge et Bleu). Le fichier comporte les 4 lignes suivantes: T-shirt Rouge S, T-shirt Rouge M, T-shirt Bleu S, T-shirt Bleu M. Dans la colonne Modèle GTIN, toutes les lignes ont la valeur “MODELE-001” car chaque ligne correspond à une déclinaison de l’article T-shirt

Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Déclinaison - Article décliné - GTIN" et non "Modèle GTIN"

Colonne M : "Variante 1" - Uniquement pour les articles déclinés

• Variante 1 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, il sera nécessaire de la créer avant l’import. Pour cela, rendez-vous sur cet article comment gérer et créer des articles possédant des variantes
  • Exemples de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne N : "Valeur variante 1"

• Valeur variante 1 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Exemples :
  • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
  • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
  • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
  • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
  • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
  • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne O : "Variante 2"

• Variante 2 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, il sera nécessaire de la créer avant l’import. Pour cela, rendez-vous sur cet article comment gérer et créer des articles possédant des variantes
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne P : "Valeur variante 2"

• Valeur variante 2 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Vérifications avant l'import

Assurez vous des points suivants avant de tenter d'importer votre fichier :

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Laissez vide les lignes de la colonne "Quantité à ajouter en stock" si il n'y a pas de stock à importer, n'indiquez pas "0"
• Assurez-vous que chaque titre de colonne est unique
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" est ou bien intégralement remplie, ou bien complètement vide (génération automatique des codes par mybe)
• Assurez-vous que la colonne A "Code article" ne possède que des identifiants articles uniques
• Assurez-vous que chaque ligne article possède une Famille et un Fournisseur
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que la colonne "Prix fournisseur" et la colonne "Valeur unitaire stock" soient strictement identiques
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que les quantités à importer en stocks soient les bonnes (colonne "Stock")
• Dans le cas où vous souhaitez importer des variantes articles : assurez-vous que toutes les déclinaisons d’un même article possèdent le même Code Modèle GTIN et que ce dernier est unique pour chaque article

Passage à l'import

Lorsque votre fichier est complété, vous pouvez vous préparer à lancer l’import. Pour cela, rendez vous sur cet article: Comment importer rapidement mon fichier d'articles excel sur mybe ?

Colonne Q : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

Colonne R : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Marque indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même marque pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne S : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 1 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 1 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne T : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 2 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 2 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Colonne U : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 3 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
• Cas des articles avec variantes : Indiquer la même classification 3 pour toutes les déclinaisons d’un même article

Autre colonnes et informations articles

Dans vos imports de fichiers articles, il est possible d’ajouter d’autres données qui n’apparaissent pas dans le template Excel. Pour cela, il suffit d’indiquer le nom de la donnée à importer en titre de colonne, et d’indiquer les valeurs possibles en dessous.

Données destinées au paramétrage des sites internet mybe

• Article publié en ligne -“Vrai” si l’article doit être publié en ligne, “Faux” sinon
• Date de début de publication en ligne
• Date de fin de publication en ligne
• Description web - Longue description sur la page web de présentation de l’article
• Méta description web
• Méta mots clés web
• Méta titre web

Liste non exhaustive d’autres données importables

• Autoriser les ventes avec stock négatif: “Vrai” ou “Faux”
• Carte cadeau: “Vrai” ou “Faux”
• Déclinaison - Variation de prix HT: Variation de prix HT par rapport au prix indiqué sur la fiche article (Tarif principal HT)
• Déclinaison - Variation de prix TTC: Variation de prix TTC par rapport au prix indiqué sur la fiche article (Tarif principal TTC)
• Fournisseur Principal - Référence: Référence utilisée par votre fournisseur principal
• Imprimer la description sur le document de vente: “Vrai” ou “Faux”
• Poids brut par unité (kg)
• Poids net par unité (kg)
• Profil fidélité: Indiquer le profil fidélité affecté à l’article (exemple: 1€ = 1 point)
• Référence fournisseur déclinaison
• Statut: “Actif” ou “Inactif”
• Stocké: “Vrai” ou “Faux”
• Tarif principal - PU HT
• Unité: gramme, kilogramme, mètre linéaire, unité 2d, unité 3d, etc.
• Volume brut par unité (m3)
• Volume net par unité (m3)