Comment remplir le fichier d'import d'articles ?

Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

Cliquez ici pour télécharger le fichier modèle au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien)

Cas des articles avec variantes

Si vous possédez des articles avec et sans variantes, il est vivement recommandé de lire l'article sur comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Cas des articles avec conditionnement

Au lieu d'indiquer une valeur différente dans la colonne "Quantité par défaut", qui aura pour conséquence d'ajouter cette quantité lors de la sélection en caisse, il est possible d'utiliser la fonctionnalité de conditionnement.

Découvrez ici comment gérer des conditionnements articles.

Important à savoir : Lisez attentivement les informations pour chacune des colonnes que vous souhaitez remplir. Pour un import optimal, assurez-vous de bien effectuer les vérifications avant l'import détaillée en bas de cet artice.

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Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

Colonne A : "Désignation" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La désignation est le nom de votre article.

Important à savoir : si vous gérez des déclinaisons d'articles (couleurs, matières, quantité, dosage, taux THC, etc.), il est fortement recommandé d'utiliser les variantes et déclinaisons articles. Trouvez ici comment gérer et créer des articles possédant des variantes.

Colonne B : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La famille correspond à la première catégorie de vos articles. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille).

Important à savoir : si la Famille indiquée n'existe pas déjà dans mybe, le logiciel la créera automatiquement lors de l'import.

Colonne C : "Sous-famille"

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille
• Si la Sous-famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne D : "Profil TVA" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Profil TVA correspond au taux de TVA relatif à l'article
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
  • Taux normal (20%)
  • Taux intermédiaire (10%)
  • Taux réduit (5,5%)
  • TVA sur marge (20%)
  • Franchise de TVA (c'est à dire pas de TVA)

Bon à savoir : Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle paramétrée par défaut sur la licence, c'est à dire le Taux normal (20%)

Colonne E : "PU TTC" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé.
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€" (exemple : 20,00 pour indiquer un tarif de vente à 20 €).

Important à savoir : si l'article est soumis à une taxe (DEEE, éco-mobilier, etc.) indiquez ici le prix de vente avec TVA mais sans les taxes (DEEE, éco-mobilier, etc.)

Colonne F : "Code" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le code fait référence au code article. Sans code article, l'import ne sera pas effectif.
• Si vous possédez déjà des codes pour vos articles, renseignez-les ici.
• Si vous n'en possédez pas, créez-les en indiquant une suite de chiffres continue dans cette colonne (ex : 1, 2, 3, etc.).

Important à savoir : chaque code article doit être unique et différent des autres, sinon l'import ne sera pas possible.

Colonne G : "Fournisseur" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le fournisseur correspond au fournisseur de l'article importé.
• Rappel : à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité.
• Cas particuliers :
  • Si vous êtes votre propre fournisseur, créez une fiche fournisseur avec vos coordonnées.
  • Si vous faites de l'achat-revente et n'avez pas de fournisseur identifié, créez un fournisseur que vous pourrez nommer "Fournisseur divers".
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs.

Colonne H : "Prix fournisseur"

• Prix fournisseur correspond au prix d'achat HT (hors taxe) auquel vous avez acheté auprès de votre fournisseur principal l'article importé correspondant
• Pour rappel, lors de la réalisation de mouvements de stocks (réceptions fournisseurs, etc.), ce prix d'achat HT sera automatiquement rappelé à titre indicatif pour l'article en question. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les mouvements de stocks‍
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"‍
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

Colonne I : "Stock"

• Stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez incrémenter dans vos stocks
• Si pour l'article correspondant, vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale

Bon à savoir : A chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera ajoutée à vos stocks déjà existants

Colonne J : "Stock PU"

• Stock PU est la valeur à laquelle vous souhaitez qu'une unité de l'article soit valorisée en stock lors de l'incrémentation par la colonne précédente (Colonne O : "Quantité à ajouter en stock")‍
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"

Bon à savoir : Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne H : "Prix fournisseur". Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps

Colonne K : "GTIN" (ou code EAN 13)

• GTIN (ou code barre, ou code EAN, ou code libre) est le numéro associé à un code barre, vous permettant en caisse de scanner ce dernier afin d'ajouter l'article au panier du client
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la gestion des codes barres

‍Colonne L : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

‍Colonne M : "Variante 1"

• Variante 1 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne N : "Valeur variante 1"

• Valeur variante 1 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne O : "Variante 2"

• Variante 2 correspond au nom d'une des deux variantes attribuables à l'article
• Si la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples de nom de variantes : Couleur, Taille, Pointure, Contenance, Teneur THC, Matière, etc.

Colonne P : "Valeur variante 2"

• Valeur variante 2 correspond à la valeur associée à la variante attribuable à l'article
• Si la valeur de la variante n'existe pas encore dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement
  • Exemples :
    • Valeurs variante "Couleur" : Blanc, Rouge, Bleu, Vert
    • Valeurs variante "Taille" : S, M, L, XL
    • Valeurs variante "Pointure" : 38, 39, 40, 41
    • Valeurs variante "Contenance" : 25cl, 33 cl, 75 cl, 1 L
    • Valeurs variante "Teneur THC" : 2%, 3%, 4%, 5%
    • Valeurs variante "Matière" : Bois, Acier, Linoléum

Colonne Q : "Modèle GTIN" - Uniquement pour les articles possédant des variantes

‍Important à savoir : la correspondance dans mybe lors de l'import s'appelle "Déclinaison - Article décliné - GTIN" et non "Modèle GTIN"

• Modèle GTIN correspond au code du modèle de l'article possédant des déclinaisons
• Si votre article existe en plusieurs variantes (par exemple différentes tailles ou couleurs), vous devez utiliser cette colonne pour les regrouper. Chaque déclinaison (exemple : "T-shirt - Rouge - Taille M" et "T-shirt - Bleu - Taille L") sera sur une ligne différente dans le fichier, mais toutes devront avoir exactement le même code Modèle GTIN. Cela permet au logiciel de comprendre que ces lignes représentent des variantes d'un seul et même article, et non des articles différents.

Colonne R : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Marque indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne S : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 1 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne T : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 2 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Colonne U : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications
• Si la Classification 3 indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

Assurez vous des points suivants avant de tenter d'importer votre fichier :

• Supprimez les colonnes non utilisées
• Supprimez les lignes non utilisées
• Laissez vide les lignes de la colonne "Quantité à ajouter en stock" si il n'y a pas de stock à importer, n'indiquez pas "0"
• Assurez-vous que chaque titre de colonne est unique
• Assurez-vous que la colonne F "Code" est intégralement remplie
• Assurez-vous que la colonne F "Code" ne possède que des identifiants articles uniques
• Assurez-vous que chaque ligne article possède une Famille et un Fournisseur
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que la colonne "Prix fournisseur" et la colonne "Stock PU" soient strictement identiques
• Dans le cas où vous souhaitez importer des quantités en stocks : assurez-vous que les quantités à importer en stocks soient les bonnes (colonne "Stock")
• Dans le cas où vous souhaitez importer des variantes articles : assurez-vous que chaque modèle possède un code modèle Code Modèle GTIN unique

L'import est indiqué "Pré-vérification effectuée", mais je ne peux pas lancer la vérification

Cause du problème

• Vérifiez que vos correspondances soient correctement effectuées

Solution au problème

• Utilisez l'icône "Stylo" située à droite de chaque ligne de correspondance afin d'attribuer et enregistrer les bonnes correspondances

Important à savoir : vous ne pourrez pas lancer l'étape de vérification avant l'import si il reste des correspondances indiquées en rouge ou en orange

La vérification est indiquée effectuée avec erreur

Action à réaliser

• Cliquez sur l'icône "Rapport" afin d'identifier les lignes de votre fichier comportant des erreurs

Messages d'erreurs et solutions

• "Gtin est dupliqué dans le fichier" : cela signifie que la colonne "GTIN Principal" de votre fichier comporte un ou plusieurs code GTIN en double/triple ou plus. Il faut un code GTIN unique pour chaque ligne
• "STOCK_QUANTITY_CAN_NOT_BE_ZERO" : cela signifie que la colonne "Quantité à ajouter en stock" de votre fichier comporte une ou plusieurs ligne avec un "0". Si vous ne souhaitez pas ajouter de stock pour une ligne, laissez vide cette colonne
• "Le fichier est vide" : cela signifie que votre fichier ne comporte aucune donnée à importer. Remplissez votre fichier afin d'importer les données‍
• "Variante pour article, pas modèle" : cela signifie la colonne "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)" ne contient pas de donnée. Remplissez cette colonne avec un code modèle unique afin d'importer les données
• "Famille/Sous Famille/Classification est dupliqué dans la base" : cela signifie que certaines de vos Familles/Sous-familles/Classifications articles sont déjà créées sur votre application alors que vous avez indiqué "Valeur à ajouter" dans la correspondance pour une Famille/Sous-famille/Classification sur l'application lors de la vérification avant l'import. Veillez à ne pas faire correspondre "Valeur à ajouter" lors de la correspondance des données qui sont déjà existantes sur l'application

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Vous rencontrez un problème non indiqué dans cet article ? Envoyez nous une capture d'écran du message d'erreur sur l'adresse help@mybesolutions.com, nous reprendrons contact avec vous.