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Cet article détaille comment remplir correctement le fichier au format .xls ou Google Sheet permettant l'import des articles pendant la formation.

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Si vous disposez d'une base article existante, il est possible d'importer automatiquement cette dernière sur votre logiciel mybe. Ainsi, au lieu de créer manuellement toutes vos références, il vous suffit ainsi de remplir le fichier qui servira de base pour l'import de vos articles.

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• Téléchargez le fichier à remplir pour importer votre base article
• Fichier template au format .xls (vérifiez vos téléchargements après avoir cliqué sur le lien)
• Fichier template au format Google Sheet (enregistrez le fichier afin de pouvoir le remplir)

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Important :

• 5 colonnes sont obligatoires à remplir, ce sont les colonnes A, B, C, L et M.
• Une fois votre fichier rempli, vérifiez qu'aucune ligne ne possède le même code article, et que chaque ligne possède bien une Désignation, une Famille, un Tarif principal - PU TTC et un Fournisseur principal

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Vous trouverez ci-dessous les indications relatives au remplissage des différentes colonnes du fichier d'import d'article.

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Colonne A : "Code article" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Le code article est la clé permettant de faire correspondre de nouvelles valeur à un article nouvellement créé ou déjà existant.
• Sans correspondance sur un code article, l'import ne fonctionnera pas
• Si vous possédez déjà une classification, vous pouvez la renseigner ici
• Si vous n'avez pas de classification, ne remplissez rien, le logiciel s'en chargera automatiquement

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Colonne B : "Désignation (nom article)" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• La désignation est le nom de votre article

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Colonne C : "Famille" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Famille correspond à la famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la Famille
• Si la Famille indiquée n'existe pas dans mybe, le logiciel se chargera de la créer automatiquement

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Colonne D : "Sous-famille"

• Sous-famille correspond à la sous-famille de l'article importé
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur la sous-famille

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Colonne E : "Marque"

• Marque correspond à la classification "Marque" de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications

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Colonne F : "Classification 1"

• Classification 1 correspond à la première classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications

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Colonne G : "Classification 2"

• Classification 2 correspond à la seconde classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications

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Colonne H : "Classification 3"

• Classification 3 correspond à la troisième et dernière classification de l'article importé
• Cette dernière est personnalisable depuis le module "Configuration du dossier"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les classifications

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Colonne I : "Quantité par défaut"

• Quantité par défaut indique le nombre d'article ajouté au panier du client lorsqu'il est sélectionné en caisse
• Exemple : vous souhaitez qu'une seule unité de l'article s'ajoute au panier du client lorsque vous sélectionnez l'article en caisse, alors indiquez "1"
• Dans la quasi-totalité des cas, cette quantité est égale à 1
• Attention au format de la cellule : Nombre, sans décimale, sans symbole

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Colonne J : "Profil TVA"

• Profil TVA correspond au profil de TVA relatif à l'article importé correspondant
• Par défaut, mybe possède 5 profils de TVA :
• Taux normal (20%)
• Taux intermédiaire (10%)
• Taux réduit (5,5%)
• TVA sur marge (20%)
• Franchise de TVA
• Format cellule : indiquer l'un des 5 profils ci-dessus. Si un article possède un profil TVA différent (TVA sur marge, franchise de TVA), contacter votre interlocuteur habituel
• Si aucune valeur n'est renseignée, la TVA appliquée sur l'article sera celle de la licence par défaut : Taux normal (20%)

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Colonne K : "Description"

• Description correspond à la description de l'article importé

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Colonne L : "Tarif principal - PU TTC" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Tarif principal - PU TTC correspond au tarif de vente TTC (toutes taxes comprises) que vous souhaitez attribuer à l'article importé
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Il vous sera par la suite possible d'importer d'autres tarifs pour un même article

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Colonne M : "Fournisseur principal" - A REMPLIR OBLIGATOIREMENT

• Fournisseur principal correspond au fournisseur de l'article importé
• Pour rappel, à chaque tarif d'achat est associé un fournisseur, ce afin de suivre plus précisément la rentabilité de votre activité
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

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Colonne N : "Fournisseur principal - PA HT"

• Fournisseur principal - PA HT correspond au prix d'achat HT (hors taxe) auquel vous avez acheté auprès de votre fournisseur principal l'article importé correspondant
• Pour rappel, lors de la réalisation de mouvements de stocks (réceptions fournisseurs, etc.), ce prix d'achat HT sera automatiquement rappelé à titre indicatif pour l'article en question. Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les mouvements de stocks
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Pour plus d'informations, lisez l'article d'aide en ligne sur les fournisseurs

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Colonne O : "Quantité à ajouter en stock"

• Quantité à ajouter en stock correspond au nombre d'unité que vous souhaitez incrémenter dans vos stocks
• Si pour l'article correspondant, vous indiquez "50", alors vous retrouverez dans votre Etat de stocks 50 unités de l'article en question
• Format de cellule : Nombre entier sans décimale
• Attention, à chaque nouvel import, si vous indiquez une quantité dans cette colonne, celle-ci sera incrémentée dans votre Etat de stocks

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Colonne P : "Prix unitaire de stock"

• Prix unitaire de stock est la valeur à laquelle vous souhaitez qu'une unité de l'article soit valorisée en stock lors de l'incrémentation par la colonne précédente (Colonne O : "Quantité à ajouter en stock")
• Format de cellule : Nombre, arrondi à 2 décimales, sans symbole "€"
• Lors du premier import d'article, cette colonne est impérativement identique à la colonne N : "Fournisseur principal - PA HT"
• Il existe une différence entre le "Prix unitaire de stock" pour un article et le "Fournisseur principal - PA HT". Le premier est le prix auquel sera valorisé l'article au sein de vos stocks (ainsi, nombre d'articles x prix unitaire = valorisation de vos stocks). Le second correspond au prix d'achat hors taxe auprès de votre fournisseur, et peut ainsi varier avec le temps