Comment importer rapidement mon fichier d'articles excel sur mybe ?

Cet article détaille comment importer correctement le fichier permettant l'import des articles pendant la formation.

Avant de commencer l'importation, assurez-vous que votre fichier Excel est correctement rempli - retrouvez ici l'article permettant de vous en assurer.

Pré-requis 1 : Les colonnes principales sont correctement remplies (liste ci-dessous)

• Code article
• Désignation (nom article)
• Famille
• Tarif principal - PU TTC
• Fournisseur principal
• Fournisseur principal - PA HT
• Quantité à ajouter en stock
• Prix unitaire

Pré-requis 2 : Chaque ligne d'article possède un code article unique

Pré-requis 3 : Il n'y a pas de ligne vide avant la dernière ligne de votre fichier d'import

Pré-requis 4 : Vous avez supprimé les colonnes inutilisées de votre fichier d'import

Pré-requis 5 : La colonne "Stock" contient uniquement des quantités positives ou vides (il n'est pas possible d'importer un article avec une quantité à zéro)

Pré-requis 6 : Vérifiez bien que les quantités que vous avez rentrées soient correctes, notamment les quantités finissant avec un 0 comme 10/20/30/40

Première étape : Depuis votre application mybe, ouvrez le menu des fonctionnalités

Seconde étape : Dans la fonctionnalité Configuration > Paramètres > Import de données

Première étape : Cliquez sur Import de données, puis sélectionnez Articles

Seconde étape : Cliquez sur Veuillez sélectionner un fichier Excel ou CSV puis choisissez le fichier à importer et validez

Troisième étape : Allez sur la ligne Identification et sélectionnez Code article puis cliquez sur "Enregistrer"

Important à savoir : sans indiquer "Code article" dans le champ d'Identification, un message d'erreur apparaitra.

Important à savoir : Le champ "Identification" permet d'associer chaque ligne d'article à un code article unique. Cela vous permettra à l'avenir de faire des modifications rapides de caractéristiques articles (ajouts de stocks, modifications de prix, etc.) avec un nouvel import de données articles en utilisant le même code article souhaité.

Première étape : Cliquez sur le bloc Colonnes

Seconde étape : Faites correspondre la colonne de votre fichier et le terme équivalent dans le l'application

Important à savoir : Si les libellés sont indiqués en noir ou en vert, cela signifie que la correspondance est correctement effectuée. En revanche, si les libellés sont en orange ou en rouge, cela signifie qu'une action est requise de votre part pour valider la correspondance. Cliquez sur l'icône du crayon pour effectuer la correction nécessaire.

Troisième étape : Pour les correspondances en orange, une action est requise. Cliquez sur le stylo sur la droite. Indiquez "Valeur à ajouter" pour que mybe crée automatiquement la nouvelle valeur

Important à savoir : Si vous avez créé une famille "Accessoires" avec "s" à la fin, et que votre fichier d'import contient la famille "Accessoire" sans "s", alors faites correspondre la valeur avec celle déjà présente dans l'application, autrement le logiciel créera en doublon cette dernière.

Quatrième étape : Assurez-vous que toutes les lignes soient vertes ou blanches avant de continuer et que la colonne de votre fichier corresponde bien à la colonne correspondance

Cinquième étape : Cliquez sur "Enregistrer". Un message "Elément enregistré" apparaît

Bon à savoir : Vous ne pourrez commencer l'import que lorsque tous les libellés de la colonne "Correspondance" sont indiqués en couleur blanche ou verte

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Important à savoir : Si une colonne de votre fichier Excel est vide, supprimez cette colonne de votre fichier et réimportez ce dernier, mis à jour, dans l'application

‍Première étape : Cliquez sur les 3 points en bas à droite de l'écran

Seconde étape : Cliquez sur Vérification

Important à savoir : Le logiciel vérifiera automatiquement pour vous que le fichier est prêt pour l'import. En cas de rapport de vérification comportant des problèmes, cliquez sur "Rapport" afin d'identifier ces derniers (code article en doublon, colonne vide, etc.)

Troisième étape : Sélectionnez l'import que vous êtes en train de réaliser une fois que la vérification est indiquée effectuée à 100%

Astuce : Si vous ne voyez plus votre import, c'est que votre affichage en liste possède un filtre, pensez à vérifier ces derniers pour afficher toutes les étapes de l'importation.

Quatrième étape : Avant d'importer, assurez vous que le Rapport est en vert. Autrement, corrigez votre fichier Excel

Cinquième étape : Retournez aux trois points en bas à droite de votre écran, cliquez sur "Importation", puis "Continuer" et attendez quelques secondes le temps de l'import (vous pouvez cliquez sur Actualiser)

Dernière étape : Retrouvez tout votre catalogue article dans l'application

L'import est indiqué "Pré-vérification effectuée", mais je ne peux pas lancer la vérification

Cause du problème

• Vérifiez que vos correspondances soient correctement effectuées

Solution au problème

• Utilisez l'icône "Stylo" située à droite de chaque ligne de correspondance afin d'attribuer et enregistrer les bonnes correspondances

Important à savoir : vous ne pourrez pas lancer l'étape de vérification avant l'import si il reste des correspondances indiquées en rouge ou en orange

La vérification est indiquée effectuée avec erreur

Action à réaliser

• Cliquez sur l'icône "Rapport" afin d'identifier les lignes de votre fichier comportant des erreurs

Messages d'erreurs et solutions

• "Gtin est dupliqué dans le fichier" : cela signifie que la colonne "GTIN" de votre fichier comporte un ou plusieurs code GTIN en double/triple ou plus. Il faut un code GTIN unique pour chaque ligne
• "STOCK_QUANTITY_CAN_NOT_BE_ZERO" : cela signifie que la colonne "Quantité à ajouter en stock" de votre fichier comporte une ou plusieurs ligne avec un "0". Si vous ne souhaitez pas ajouter de stock pour une ligne, laissez vide cette colonne
• "Le fichier est vide" : cela signifie que votre fichier ne comporte aucune donnée à importer. Remplissez votre fichier afin d'importer les données‍
• "Variante pour article, pas modèle" : cela signifie la colonne "Code Modèle Déclinaison - (Article décliné - GTIN)" ne contient pas de donnée. Remplissez cette colonne avec un code modèle unique afin d'importer les données
• "Famille/Sous Famille/Classification est dupliqué dans la base" : cela signifie que certaines de vos Familles/Sous-familles/Classifications articles sont déjà créées sur votre application alors que vous avez indiqué "Valeur à ajouter" dans la correspondance pour une Famille/Sous-famille/Classification sur l'application lors de la vérification avant l'import. Veillez à ne pas faire correspondre "Valeur à ajouter" lors de la correspondance des données qui sont déjà existantes sur l'application

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Vous rencontrez un problème non indiqué dans cet article ? Envoyez nous une capture d'écran du message d'erreur sur l'adresse help@mybesolutions.com, nous reprendrons contact avec vous.