Clôturer une session de caisse

Votre session de caisse terminée, vous allez procéder à la clôture

Bon à savoir : Pour plus de liberté, mybe ne borne pas une période d'encaissement dans un temps fixé (par exemple la journée). On parle alors de "session de caisse", et court de l'ouverture jusqu'à la clôture de cette dernière par un utilisateur

Important à savoir : Une "session de caisse" permet ainsi d'assurer la traçabilité des encaissements réalisés en espèces sur la session ouverte. Cependant, il est possible de ne pas utiliser cette "session de caisse" pour encaisser. Si vous constatez un écart entre les informations indiquées dans "Informations comptables" et celles affichées lors de la clôture d'une session de caisse sur une même période, il très fortement probable que des encaissements en espèces ont étés réalisés en dehors de la session de caisse. Pas d'inquiétude, avec ou sans l'utilisation d'une session de caisse, tous les encaissements et règlements se retrouvent dans la fonctionnalité "Informations comptables"

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Note mybe du 01/02/2024 : Suite à vos demandes, trois nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement : l'impression des anciens tickets de clôture de caisse, la remise au coffre, et la remise en banque.

• Anciens tickets de clôture de caisse : vous pourrez, au sein de la fonctionnalité "Finance", retrouver l'historique des clôtures de caisse et réimprimer les tickets de clôture
• Remise au coffre : permettra de suivre les espèces retirées du tiroirs caisse pendant/à la fin de journée
• Remise en banque : permettra de suivre les espèces transférée du coffre vers votre compte bancaire, afin que votre comptable dispose des informations nécessaires

• Cliquez sur “Fonds de caisse”

• Sélectionnez ensuite “Clôturer la session de caisse”

• mybe affiche directement le montant théorique devant être présent en espèce dans le tiroir caisse

Bon à savoir : Il est possible depuis la configuration de l'environnement de caisse d'envoyer une alerte au compte administrateur en cas de différence entre le montant théorique et la saisie lors de la clôture de caisse

• Il est impératif d’identifier et corriger l’écart entre le montant théorique affiché et le montant compté lors de la clôture de caisse

Causes possibles d'écart en caisse : Les écarts en caisse sur les espèces peuvent arriver et sont dans la grande majorité des cas issues : lors que le montant théorique est supérieur au montant compté en clôture, d'un règlement par carte bancaire qui a été indiqué en espèce, d'une perte ou d'un vol d'espèces. Lorsque le montant théorique est inférieur au montant compté en clôture, d'une vente réglée en espèces qui n'a pas été enregistrée dans le logiciel, ou bien d'un client indiquant de "garder la monnaie" suite à un règlement en espèces.

• Pour une meilleure gestion interne, indiquez une date ainsi que la personne ayant réalisée la clôture de caisse. Ces éléments seront dans tous les cas indiqués sur le ticket de clôture

• Sauvegardez par la suite le document de clôture de caisse qui s'affiche en .PDF après avoir cliqué sur “Valider”

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Important : veillez à bien sauvegarder dans vos documents le document de clôture de caisse pour votre comptabilité