Gestion de la caisse : notions générales

Retrouvez ici tous les éléments importants à connaitre pour gérer efficacement sa caisse chez mybe.

Quelques notions vous permettront de mieux gérer votre caisse avec mybe :

Session de caisse

Une session de caisse possède une date et heure d'ouverture, une date et heure de clôture. Un utilisateur identifié pour l'ouverture et la clôture, ainsi qu'un montant initial au sein du fonds de caisse. Une session de caisse trace dès son ouverture et jusqu'à sa fermeture tous les encaissements réalisés.

Bon à savoir : il est possible, notamment si vous êtes gérant, de travailler sans session de caisse ouverte

Fond de caisse

Un fond de caisse n'est ni plus ni moins que le montant de vos encaissements en espèces durant la session de caisse.

C'est également l'endroit physique où vous centralisez ces derniers. Vous pouvez pour un même magasin disposer de plusieurs fond ou tiroir de caisse, et attribuer ces derniers à un ou plusieurs utilisateurs.

Fond de caisse théorique

Le fond de caisse théorique est le montant calculé par l'application et indiqué lors de la clôture d'une session de caisse.

Fond de caisse saisi

Le fond de caisse saisi est le montant compté et inscrit sur l'application lors de la clôture d'une session de caisse.

Ecart

L'écart est la différence entre le fond de caisse théorique et le fond de caisse saisi. Il peut être positif ou négatif.

Ecart = fond de caisse théorique - fond de caisse saisi

Comment ouvrir une session de caisse ?

En savoir plus : Ouvrir une session de caisse

Etape 1 : Lors de la première ouverture de caisse, saisissez directement le montant présent dans votre tiroir caisse

Etape 2 : Cliquez sur "Valider" afin de lancer votre session de caisse

Comment modifier le montant à l'ouverture de la caisse ?

En savoir plus : Modifier le montant à l'ouverture de la caisse

Etape 1 : Cliquez sur "Fond de caisse"

Etape 2 : Cliquez sur "Modifier le montant de départ"

Etape 3 : Indiquez le nouveau montant

Etape 4 : Cliquez sur "Valider" afin de modifier le fond de caisse initial

Comment clôturer la caisse ?

En savoir plus : Clôturer une session de caisse

Etape 1 : Cliquez sur "Fond de caisse"

Etape 2 : Cliquez sur "Clôturer la session de caisse", mybe affiche directement le montant théorique devant être présent en espèce dans le tiroir caisse

Etape 3 : Indiquez le montant compté dans votre fond de caisse

Bon à savoir : Il est possible depuis la configuration de l'environnement de caisse d'envoyer une alerte au compte administrateur en cas de différence entre le montant théorique et la saisie lors de la clôture de caisse

Etape 4 : Cliquez sur "Valider" afin d'enregistrer votre session de caisse

En savoir plus : Retrouver les tickets de clôture (ou Z de caisse)

Etape 1 : Accédez au module "Gestion", puis la fonctionnalité "Session de caisse"

Etape 2 : Sélectionnez la période de recherche

Etape 3 : Sélectionnez le fond de caisse recherché

Etape 4 : Cliquez sur "Actualiser"

Etape 5 : Affichez le ticket de clôture en cliquant sur l'icône d'imprimante dans la dernière colonne du tableau

Contrôle des accès à la caisse

En savoir plus : Configurer les accès utilisateurs à un fonds de caisse

‍Etape 1 : Accédez au module "Configuration", puis la fonctionnalité "Financier", puis "Fond de caisse"

Etape 2 : Cliquez sur le fond de caisse souhaité puis ouvrez le bloc "Liste des utilisateurs"

Etape 3 : Modifiez les accès d'utilisation, d'ouverture et de clôture des utilisateurs

Etape 4 : Cliquez sur "Enregistrer"

Contrôle des droits pendant l'encaissement

En savoir plus : Configurer les droits d'accès des utilisateurs

Etape 1 : Accédez au module "Equipe", puis la fonctionnalité "Profil d'accès"

Etape 2 : Cliquez sur le profil d'accès souhaité

Etape 3 : Au sein de la section "Ecran de caisse", attribuez les droits souhaités

Etape 4 : Cliquez sur "Enregistrer"

Etape 5 : Attribuez le profil d'accès à l'utilisateur concerné

En savoir plus : Tutoriel vidéo sur l'ouverture, la clôture et la gestion d'un fonds de caisse

Découvrez ici comment paramétrer un ou plusieurs fond de caisse au sein de votre application.

Montant à l'ouverture

Le montant à l'ouverture peut être de 4 types :

• Libre : le montant à l'ouverture peut être n'importe quel montant
• Fixe : le montant à l'ouverture est un montant fixe imposé
• Précédent non modifiable : le montant à l'ouverture est le montant de la clôture de caisse précédente. Ce dernier n'est pas modifiable
• Précédent modifiable : le montant à l'ouverture est le montant de la clôture de caisse précédente. Ce dernier est modifiable

Ecart justifiant un comptage en clôture

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel il sera nécessaire d'effectuer un nouveau comptage lors de la clôture de caisse.

Ecart justifiant une alerte en clôture

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel une alerte sera envoyée sur le compte administrateur.

Montant d'alerte pour la remise au coffre

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel une alerte sera envoyée sur le compte administrateur indiquant le besoin de faire une remise au coffre.

Clôture automatique

Indiquez ici la durée de vie (c'est à dire le délai) à partir duquel la session de caisse sera clôturée automatiquement.

Afficher le solde théorique à la clôture

Indiquez ici si vous souhaitez que le solde théorique soit affiché lors de la clôture de caisse, avant de réaliser le comptage.

Utilisation libre

Indiquez ici si le fond de caisse peut être utilisé librement par tous les utilisateurs.

Liste des utilisateurs

Indiquez ici les utilisateurs ayant le droit d'utiliser, ouvrir et clôturer le fond de caisse.

Bon à savoir : si la case "Utilisation libre" est cochée, alors tous les utilisateurs pourront utiliser le fond de caisse, mais pas nécessairement l'ouvrir et le clôturer.