Comment faire sa caisse ?

Retrouvez ici tous les éléments importants à connaitre pour gérer efficacement sa caisse chez mybe.

Quel est l’objectif d’une ouverture et d’une clôture de caisse ?

La clôture de caisse est une opération visant à contrôler le fond de caisse, la conformité des règlements avec le contenu de votre tiroir caisse et votre terminal de paiement, à figer les éléments et à éditer les pièces comptables de fin de journée puis imprimer le « Z de caisse » (ou ticket de clôture de caisse).

Nous vous conseillons de clôturer une fois par jour, mais cela n'est pas obligatoire.

Tant qu'une caisse n'est pas clôturée vous pouvez corriger les erreurs de saisie de règlement.

En réalité nous ne parlons pas de journée de caisse mais de session de caisse, car dans une même journée vous pouvez avoir, par exemple, une ouverture le matin, une clôture à midi, puis une seconde ouverture et une seconde clôture l’après-midi.

Ci-dessous, vous découvrirez les différentes étapes d'une journée de vente.

Quelques notions vous permettront de mieux gérer votre caisse avec mybe :

Session de caisse

Une session de caisse possède une date et heure d'ouverture, une date et heure de clôture. Un utilisateur identifié pour l'ouverture et la clôture, ainsi qu'un montant initial au sein du fonds de caisse. Une session de caisse trace dès son ouverture et jusqu'à sa fermeture tous les encaissements réalisés.

Bon à savoir : il est possible, notamment si vous êtes gérant, de travailler sans session de caisse ouverte

Fond de caisse

Un fond de caisse n'est ni plus ni moins que le montant de vos encaissements en espèces durant la session de caisse.

C'est également l'endroit physique où vous centralisez ces derniers. Vous pouvez pour un même magasin disposer de plusieurs fond ou tiroir de caisse, et attribuer ces derniers à un ou plusieurs utilisateurs.

Fond de caisse théorique

Le fond de caisse théorique est le montant calculé par l'application et indiqué lors de la clôture d'une session de caisse.

Fond de caisse saisi

Le fond de caisse saisi est le montant compté et inscrit sur l'application lors de la clôture d'une session de caisse.

Ecart

L'écart est la différence entre le fond de caisse théorique et le fond de caisse saisi. Il peut être positif ou négatif.

Ecart = fond de caisse théorique - fond de caisse saisi

Comment ouvrir une session de caisse ?

Où ça dans mybe ? En accédant à votre écran de caisse

Première étape : Lors de la première ouverture de caisse, saisissez directement le montant présent dans votre tiroir caisse

Seconde étape : Cliquez sur "Valider" afin de lancer votre session de caisse

Comment modifier un fonds de caisse ?

Où ça dans mybe ? Depuis votre écran de caisse

Première étape : Cliquez sur "Fond de caisse"

Seconde étape : Cliquez sur "Modifier le montant de départ"

Troisième étape : Indiquez le nouveau montant

Quatrième étape : Cliquez sur "Valider" afin de modifier le fond de caisse initial

Comment clôturer la caisse ?

Où ça dans mybe ? Depuis votre écran de caisse

Première étape : Cliquez sur "Fond de caisse"

Seconde étape : Cliquez sur "Clôturer la session de caisse", mybe affiche directement le montant théorique devant être présent en espèce dans le tiroir caisse

Troisième étape : Indiquez le montant compté dans votre fond de caisse

Bon à savoir : Il est possible depuis la configuration de l'environnement de caisse d'envoyer une alerte au compte administrateur en cas de différence entre le montant théorique et la saisie lors de la clôture de caisse

Quatrième étape : Cliquez sur "Valider" afin d'enregistrer votre session de caisse

Où ça dans mybe ? Dans le module "Gestion", puis la fonctionnalité "Session de caisse"

Première étape : Sélectionnez la période de recherche

Seconde étape : Sélectionnez le fond de caisse recherché

Troisième étape : Cliquez sur "Actualiser"

Quatrième étape : Affichez le ticket de clôture en cliquant sur l'icône d'imprimante dans la dernière colonne du tableau

Contrôle des accès à la caisse

Où ça dans mybe ? Dans le module "Configuration", puis la fonctionnalité "Financier", puis "Fond de caisse"

Première étape : Cliquez sur le fond de caisse souhaité

Seconde étape : Ouvrez le bloc "Liste des utilisateurs"

Troisième étape : Modifiez les accès d'utilisation, d'ouverture et de clôture des utilisateurs

Quatrième étape : Cliquez sur "Enregistrer"

Contrôle des droits pendant l'encaissement

Où ça dans mybe ? Dans le module "Equipe", puis la fonctionnalité "Profil d'accès"

Première étape : Cliquez sur le profil d'accès souhaité

Seconde étape : Au sein de la section "Ecran de caisse", attribuez les droits souhaités

Troisième étape : Cliquez sur "Enregistrer"

Quatrième étape : Attribuez le profil d'accès à l'utilisateur concerné

La caisse traduit l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise dans le cadre de son activité courante (encaissements, décaissements…).

Ainsi, elle permet de déterminer avec précision les flux financiers de l'activité. La caisse permet outre de vérifier la viabilité de l'activité, mais aussi de corriger les éventuels problèmes qui pourront se poser (défauts de paiement des clients, vols d'espèces…)

La caisse ne peut jamais être négative. Dans le cas contraire, le risque est un rejet de l'ensemble de la part du contrôleur fiscal.

En outre, nous vous invitons à effectuer des contrôles périodiques (à chaque fermeture de magasin par exemple), permettant de déterminer si le solde théorique de caisse (montant figurant dans le livre de caisse) correspond au solde réel (montant figurant dans la caisse). Il faudra déterminer alors la cause des anomalies constatées le cas échéant (vol, erreur…)

Où ça dans mybe ? Dans le module "Configuration", puis la fonctionnalité "Financier", puis "Fond de caisse"

Découvrez ici comment paramétrer un ou plusieurs fond de caisse au sein de votre application.

Montant à l'ouverture

Le montant à l'ouverture peut être de 4 types :

• Libre : le montant à l'ouverture peut être n'importe quel montant
• Fixe : le montant à l'ouverture est un montant fixe imposé
• Précédent non modifiable : le montant à l'ouverture est le montant de la clôture de caisse précédente. Ce dernier n'est pas modifiable
• Précédent modifiable : le montant à l'ouverture est le montant de la clôture de caisse précédente. Ce dernier est modifiable

Ecart justifiant un comptage en clôture

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel il sera nécessaire d'effectuer un nouveau comptage lors de la clôture de caisse.

Ecart justifiant une alerte en clôture

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel une alerte sera envoyée sur le compte administrateur.

Montant d'alerte pour la remise au coffre

Indiquez ici le montant d'écart au-delà duquel une alerte sera envoyée sur le compte administrateur indiquant le besoin de faire une remise au coffre.

Clôture automatique

Indiquez ici la durée de vie (c'est à dire le délai) à partir duquel la session de caisse sera clôturée automatiquement.

Afficher le solde théorique à la clôture

Indiquez ici si vous souhaitez que le solde théorique soit affiché lors de la clôture de caisse, avant de réaliser le comptage.

Utilisation libre

Indiquez ici si le fond de caisse peut être utilisé librement par tous les utilisateurs.

Liste des utilisateurs

Indiquez ici les utilisateurs ayant le droit d'utiliser, ouvrir et clôturer le fond de caisse.

Bon à savoir : si la case "Utilisation libre" est cochée, alors tous les utilisateurs pourront utiliser le fond de caisse, mais pas nécessairement l'ouvrir et le clôturer.