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Les fiches clients sont les éléments centraux du logiciel. Elles composent votre base clients, qui est une des valeurs principales de votre système de gestion et de votre point de vente. C’est pourquoi il est important de créer des fiches clients complètes et cohérentes afin de faciliter les futurs traitements et manipulations, ainsi que la gestion globale de votre point de vente.

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Dans l’espace Manager, cliquer sur le module Fichiers puis sur Clients. Vous pouvez visualiser votre base client et appliquer des filtres de recherches spécifiques pour consulter une fiche client.  

La fiche client est composée de plusieurs de blocks, permettant de répondre à des niveaux de renseignement et de suivi plus ou moins complets. Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des blocks, en cliquant sur le bouton de configuration en haut à droite du premier block, et d’afficher les blocks pertinents à votre métier ou vos préférences de gestion.  

Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur « + ajouter un client » en bas à droite de votre écran  

La barre d’action en bas à droite de votre écran permet :

- D’enregistrer des modifications  

- De passer d’une fiche client a une autre, en cliquant sur les flèches

- De revenir en arrière sur la base articles après une modification, en cliquant sur la flèche retour.  

Cette barre, permet une action rapide : en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez ajouter un nouvel article après avoir terminé la création du précédent.

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Avant de pouvoir créer des fiches clients particulier, il est nécessaire d’avoir créé une famille client. Cela permet de faciliter l’organisation de votre logiciel, de votre base client, et d’optimiser les futures recherches ou traitements que vous ferez.  

Lors de la création d’un nouveau client, vous devez sélectionner la famille client préalablement crée et l’affecter au client. Il vous sera possible de changer de famille client après cette première affectation.  

Voir : comment créer une famille client ?

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Sur chaque fiche client, vous retrouvez sur la droite de l’écran, une fenêtre présentant les chiffres clefs du client. Vous retrouvez, sur le mois en cours ou sur les 12 derniers mois, un résumé en chiffre de la situation du client ainsi que son solde théorique.  

En bas de la fenêtre, le lien « document des ventes » conduit vers l’historique de achats réalisés par le client. En dessous, vous retrouvez la « liste des ventes », qui détaille tous les produits achetés par le client.  

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Le block d’informations générales contient tous les éléments principaux pour créer une fiche client.  

Vous pouvez renseigner les informations suivantes :  

- Civilité  

- Prénom  ‍

- Nom (seule information obligatoire)

- Adresse  

- Code Postal  

- Ville

- Pays  

Remarque : pour un client particulier, ne pas cocher société, sinon voir : fiche client professionnel ou société.  

Ensuite, vous pouvez renseigner les informations de contact suivantes :  

- Mobile  

- Téléphone  

- Email

- Famille client, élément de classification des clients  

• Voir : Comment créer une famille client ?  

- Famille tarifaire, élément de classification pour affectation des tarifs  

• Voir : comment créer une famille tarifaire ?  

- Remise, vous avez la possibilité d’affecter une remise globale et spéciale à ce client (elle s’appliquera à tous les articles)

• Voir : Comment affecter une remise globale a un client ?  

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Ce block paramètre permet de gérer un ensemble de règles de gestion particulières à l’échelle du client.  

Dans les informations vous pouvez définir :  

- Le type de document de vente associé au client (selon son profil particulier, professionnel, …)  

- Son mode communication préféré, mail, sms, téléphone ou courrier  

- Ses informations bancaires, IBAN et RIB

- Son poste comptable

- Son commercial rattaché

- Un code client spécifique pour faciliter l’identification du client selon votre système interne

Dans Facturation vous pouvez définir  :

- Le mode de facturation, TVA ou non-TVA, CEE ou non CEE

- Le type de TVA, de base ou substitution  

- Le mode document rattaché au client, TTC ou HT  

- Le Mode de règlement, Virement, CB, Chèques, Espèces  

- Un délai de paiement, à sélectionner  

• (Voir : Comment définir un délai de paiement ?)

- Une devise, élément obligatoire  

- Un encours Max  

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Ce block provenance permet d’apporter plus de détail a la fiche client. Vous pouvez :

- Définir sa provenance, afin d’optimiser vos statistiques et savoir comment les clients viennent à vous et quels sont ceux qui vous sont le plus fidèle.  

• Voir : comment créer des « provenances clients » ?

- Vous pouvez affecter un parrain au client.

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Le bloc web permet d’identifier les clients venant exclusivement du web, c’est-à-dire ayant passé une commande en ligne sur une de vos boutiques. Il est possible de voir également sa date de dernière connexion au site.

Cette fonctionnalité est utilisable lorsque votre système de caisse mybe est connecté avec une boutique en ligne.

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Ce block vous permet d’ajouter des notes manuscrites sur un client, comme ses préférences personnelles, ses envies, demandes, coup de cœur ou encore des informations concernant son profil d’acheteur afin de mieux répondre à ses besoins lors de sa prochaine venue.

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Ce block vous permet de saisir plusieurs adresses, de livraison ou de facturation par client.

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Ce block vous permet de saisir les réseaux sociaux de vos clients. Cela peut être très utile pour mettre en place un système de communication efficace et personnalisé.

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Le block "contacts" vous permet de rattacher plusieurs contacts à un seul client, notamment pour maximiser votre communication.

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Le block "membres de famille" vous permet de rattacher plusieurs personnes à un seul client, notamment pour maximiser la fidélité famille.

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Ce block permet d’ajouter des alertes sur un client. Plusieurs types d’alertes sont possibles sur mybe.

Pour paramétrer une alerte :  

1. Sélectionner le type d’alerte  

2. Affecter une valeur, c’est-à-dire un titre a cette alerte

3. Affecter une date de début et de fin

4. Compléter le message à afficher

5. Cliquer sur enregistrer, en bas à droite (et non sur ajouter)  

Vous pouvez ajouter plusieurs alertes pour un même client.  

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Il est possible d’associer des documents au client. Vous pouvez associer des documents aux formats standards (Excel, Word, PDF, JPG). Cette fonction est notamment utilisée pour associer les conditions de ventes signées, ou carte d’identité.