Comment générer un fichier FEC (fichier des écritures comptables) ?

Dans cet article, vous découvrirez comment préparer correctement votre logiciel de caisse mybe afin de pouvoir générer un fichier FEC conforme aux exigences comptables françaises.

Avant toute génération de fichier FEC, un ensemble de paramétrages comptables est indispensable. Ces paramétrages permettent d’associer chaque flux (ventes, paiements, TVA, clients, banque) aux bons comptes comptables.

Important : Avant de procéder au paramétrage spécifique du FEC, assurez-vous d’avoir réalisé l’ensemble des paramétrages décrits ci-dessous. Un paramétrage incomplet ou incorrect peut entraîner un fichier FEC non conforme ou inexploitable par votre expert-comptable.

1. Paramétrage des comptes de vente (comptes de classe 7) et d'achat (comptes de classe 6)

Les comptes de ventes permettent d'avoir une vision plus analytique au sein de votre comptabilité. Ces derniers sont associés à vos articles.

Etape 1 : Accédez au menu Configuration > Financier > Profils comptables

Etape 2 : Cliquez sur Profil comptable par défaut

Etape 3 : Dans le bloc Comptes pour achat, renseignez les numéros de comptes d'achats (Comptes 606).

Important à savoir : mybe ne dispose pas à date de fonctionnalité de gestion des achats. Cependant, celle-ci sera développée courant 2026. Ces paramétrages pourront être rétroactifs, même s'ils ne sont pas remplis aujourd'hui.

Etape 4 : Dans le bloc Comptes pour vente, renseignez les numéros de comptes sur ventes (Comptes 707).

Etape 5 : Dans le bloc Comptes pour vente e-commerce, renseignez également les numéros de comptes de ventes applicables

2. Paramétrage du compte bancaire (compte de classe 5)

Le compte bancaire permet d’enregistrer les mouvements financiers liés aux encaissements et aux remises en banque.

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Comptes bancaires

Etape 2 : Cliquez sur Ajouter un compte bancaire

Etape 3 : Renseignez les informations relatives à votre compte bancaire (nom, IBAN, etc.)

Etape 4 : Dans le champ Journal, indiquez le code ou le libellé du journal comptable bancaire (ex. : BANQUE)

Etape 5 : Dans le champ Compte comptable, indiquez le numéro du compte bancaire correspondant dans votre plan comptable (ex. : 512000)

3. Paramétrage comptable des modes de règlements (compte de classe 5)

Chaque mode de règlement utilisé en caisse doit être associé à un compte comptable et à un journal comptable, afin que les encaissements soient correctement ventilés dans le FEC.

3.1. Paramétrage comptable des espèces

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Espèces

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable (ex : 531000) et le libellé du journal, si nécessaire (ex : CAISSE)

3.2. Paramétrage comptable des cartes bancaires

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Carte Bancaire

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable (ex : 511000 ou 512000 selon votre organisation) et le libellé du journal correspondant

3.3. Paramétrage comptable des chèques

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Chèque

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

3.4. Paramétrage comptable des virements

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Virement

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

3.5. Paramétrage comptable des avoirs

Etape 1 : Accédez à Configuration > Financier > Modes de règlement

Etape 2 : Cliquez sur Avoir

Etape 3 : Ouvrez le bloc Paramètres, section Comptabilité

Etape 4 : Renseignez le numéro de compte comptable et le libellé du journal correspondant

4. Paramétrage des comptes client

Les comptes clients permettent d’identifier les créances clients dans votre comptabilité.

Etape 1 : Accédez à Configuration > Qualification > Familles clients

Etape 2 : Cliquez sur Client magasin

Etape 3 : Renseignez le champ Poste comptable

Comprendre les types de paramétrages

Radical fixe : Tous les clients utilisent le même compte comptable

Radical + numéro : Un compte comptable unique est généré par client, à partir du radical et d’un numéro incrémenté automatiquement

Radical + début du nom : Un compte comptable unique est généré par client, à partir du radical et des premières lettres de son nom

Etape 4 : Répétez exactement les mêmes paramétrages pour : Client professionnel, Client web, toute autre famille client utilisée dans votre activité

Générer les ventes et les règlements associés au format .xls

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter la liste au format Excel

Générer les ventes et les règlements associés au format .txt

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Sélectionnez la période souhaitée

Etape 3 : Sélectionnez les exports Ventes et Règlement des ventes

Etape 4 : Cliquez sur Générer les écritures

Etape 5 : Cliquez sur Exporter les données

Import à savoir : Assurez vous que le format d'export paramétré par défaut est bien en extension .txt

Selon l'outil comptable utilisé par votre cabinet d'expertise comptable, le format d'export du FEC sera différent. Retrouvez ci-dessous les principaux formats :

Fichier FEC pour Pennylane

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Abby

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Fichier FEC pour Indy

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Fichier FEC pour macompta.fr

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Cegid Loop

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Cegid Quadra

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour EBP Comptabilité

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour ACD

Cette partie de l'article est en cours de rédaction.

Fichier FEC pour Sage 50

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Les paramètres de comptabilité du dossier définissent les comptes et journaux utilisés par défaut lors de la génération des écritures comptables, notamment dans le cadre du transfert comptable et du fichier FEC.

Ces paramètres servent de références automatiques lorsque aucune information spécifique n’est définie ailleurs dans le logiciel.

Accéder aux paramètrages par défaut

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Cliquez sur Paramètres comptables

1. Comptes comptables par défaut

Les comptes par défaut permettent d’assurer une imputation comptable correcte pour les cas standards ou exceptionnels.

1.1. Compte comptable pour anomalies positives

Ce compte est utilisé lorsque le solde de caisse présente un écart positif (excédent de caisse).

Exemple courant : 758000

Ce compte permet de tracer comptablement les différences constatées lors des contrôles de caisse.

1.2. Compte comptable pour anomalies positives (dons)

Ce compte est utilisé lorsque l’écart positif correspond à un don volontaire (ex. : pourboire ou arrondi).

Exemple courant : 754100

Ce paramétrage permet de distinguer clairement les dons des autres anomalies de caisse.

1.3. Compte comptable pour anomalies négatives

Ce compte est utilisé lorsqu’un manque de caisse est constaté.

Exemple courant : 658000 ou compte de charges dédié selon votre plan comptable.

Il permet d’enregistrer les écarts négatifs constatés lors des clôtures de caisse.

1.4. Compte comptable pour la caisse

Ce compte représente le compte de caisse physique.

Exemple courant : 530000

Il est utilisé pour enregistrer les mouvements d’espèces.

1.5. Compte comptable pour le client par défaut

Ce compte est utilisé lorsque la vente est réalisée sans client identifié.

Exemple courant : 411000

Il sert de compte client générique pour les ventes comptant.

1.6. Compte comptable pour le fournisseur par défaut

Ce compte est utilisé lorsque le fournisseur n’est pas spécifiquement renseigné.

Exemple courant : 401000

Il garantit la bonne génération des écritures d’achats.

1.7. Compte comptable collectif client

Ce compte correspond au compte collectif clients.

Exemple courant : 411000

Il centralise les écritures clients lorsque vous utilisez des comptes clients détaillés ou générés automatiquement.

1.8. Compte comptable collectif fournisseur

Ce compte correspond au compte collectif fournisseurs.

Exemple courant : 401000

Il centralise les écritures fournisseurs.

2. Journaux comptables par défaut

Les journaux comptables permettent de classer les écritures par nature dans votre comptabilité.

2.1. Journal de caisse par défaut

Journal utilisé pour les mouvements de caisse.

Exemple : CAI

2.2. Journal de vente par défaut

Journal utilisé pour les ventes en magasin.

Exemple : VTE

2.3. Journal de vente internet par défaut

Journal utilisé pour les ventes e-commerce.

Exemple : VTI

2.4. Journal d’achat par défaut

Journal utilisé pour les achats et factures fournisseurs.

Exemple : ACH

Paramètres généraux

Etape 1 : Accédez à Finance > Transfert comptable

Etape 2 : Cliquez sur Formats d'export

Etape 3 : Cliquez sur Ajouter un format d'export

Etape 4 : Nommez le nouveau format

Etape 5 : Nommez le nom du fichier qui sera exporté. Ajoutez des balises variables en cliquant sur les 3 points à droite du champ

Etape 6 : Dans le champ Type, indiquez Ecriture

Etape 7 : Dans le champ Type de format, indiquez Fixe si le nom du fichier ne comporte pas de variable. Indiquez Variable autrement

Etape 8 : Indiquez le séparateur de champ souhaité

Etape 9 : Indiquez l'extension de fichier souhaitée (.txt ou .csv)

Paramètres du format d'export

Important à savoir : Pour un type de format Ecriture, seuls les blocs Document, Ecriture, Ligne d'écriture, Entitée liée de la ligne d'écriture sont utilisables. Pour un type de format Tiers, seuls les blocs Document et Tiers sont utilisables.

Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un bloc et indiquez le type d'information que vous souhaitez faire apparaitre sur le format d'export

Etape 2 : Au sein du bloc, cliquez sur + Ajouter afin d'ajouter la colonne souhaitée sur le format d'export

Etape 3 : Réorganisez les lignes au sein des blocs en glissant/déposant puis enregistrez vos modifications

Etape 4 : Depuis Configuration > Paramètres > Paramètres du dossier > Comptabilité, accédez à la section Format, et ajoutez dans Modèle de format d'écriture le format d'export nouvellement créé