Comment réaliser un inventaire sur mybe ?

Cet article vous explique comment réaliser un inventaire sur mybe, de sa création jusqu'à son export. La fonctionnalité Inventaires vous permet de compter votre stock réel — sur une sélection d'articles ou sur l'ensemble du magasin — puis de générer automatiquement les corrections de stock à partir des écarts constatés.

Avant de commencer, assurez-vous des éléments suivants :

Pré-requis 1 : Vous disposez du plan Business ou supérieur, qui inclut la fonctionnalité Inventaires.

Pré-requis 2 : Vous êtes super-administrateur ou vous disposez du droit d'accès « Inventaires ».

Étape 1 : Depuis le menu Stock, cliquez sur l'option Inventaires. La liste de vos inventaires s'affiche.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton Réaliser un inventaire.

Étape 3 : Renseignez le nom de l'inventaire et sa date (elle peut être différente de la date du jour).

Étape 4 : Choisissez le type d'inventaire :

• Partiel : pour compter une sélection d'articles. Ce mode ne vérifie pas les articles négatifs et non-comptés.
• Complet : pour compter l'ensemble des articles actifs et gérés en stock. Ce mode vérifie la totalité du stock et s’assure que tous les articles ont été comptés.

Étape 5 : Validez pour démarrer directement le premier comptage.

Bon à savoir : vous pouvez créer plusieurs inventaires, complets ou partiels, à une même date.

Sélectionner l'emplacement de comptage

Après la création de l'inventaire, mybe vous propose de réaliser un comptage.

Étape 1 : Sélectionnez l'emplacement à compter : Magasin (sélectionné par défaut) ou Réserve.

Étape 2 : Sélectionnez ou ajoutez une zone (facultatif), pour organiser votre comptage par espace. Les zones créées sont mémorisées pour vos prochains inventaires

Étape 3 : Sélectionnez l'utilisateur qui réalise le comptage (vous êtes présélectionné).

Etape 4 : Cliquez sur Commencer le comptage.

Bon à savoir : Plusieurs personnes peuvent compter le même inventaire simultanément, sur des zones différentes.

Réaliser un inventaire avec une douchette

Étape 1 : Assurez vous que le lecteur code-barres est bien connecté à votre appareil.

Étape 2 : Scannez le code-barres (GTIN) d'un article : il apparaît automatiquement dans la liste, avec un compteur incrémenté de +1.

Étape 3 : A chaque fois que l’article est scanné, son compte augmente de +1. Lorsque vous avez terminé de compter un article, passez au suivant.

Bon à savoir : pour corriger le dernier article saisi, cliquez sur Recompter l'article précédent.

Réaliser un inventaire manuellement

Étape 1 : Sur la page de saisie, cliquez sur Ajouter des articles.

Étape 2 : Filtrez les articles par famille, sous-famille, marque, classification ou fournisseur.

Étape 3 : Cochez les articles souhaités, puis cliquez sur Valider.

Bon à savoir : seuls les articles stockés et actifs sont proposés à la sélection.

Étape 4 : Une fois le comptage terminé, cliquez sur Finaliser l'inventaire pour accéder à la revue.

Bon à savoir : Vos données sont sauvegardées en temps réel. Si vous quittez l'écran de comptage en cours de route, aucune donnée n'est perdue. Vous pourrez reprendre l'inventaire là où vous vous étiez arrêté.

La revue d'inventaire vous donne une vision globale : pour chaque article, vous visualisez le stock théorique, les quantités comptées (Magasin / Réserve), la quantité totale et l'écart constaté.

Les statuts permettent de suivre l'avancement :

• Compté et Traité : en vert
• Compté partiellement et Non compté : en orange

Depuis cette page, vous pouvez :

• Filtrer les lignes (recherche, famille, marque, écart, zone, utilisateur, statut)
• Modifier la valeur unitaire d'une ligne en cliquant directement dans la colonne correspondante
• Cliquer sur Voir le détail d'une ligne pour consulter ou ajouter ses sous-lignes (comptages par zone)

Bon à savoir : les quantités Magasin et Réserve ne se modifient pas directement dans la revue. Pour les ajuster, ouvrez le détail de la ligne et modifiez la sous-ligne concernée.

Des blocs synthétisant les informations enregistrées dans l’inventaire sont également présents :

• Tous les articles : indique le nombre total d’articles distincts dans l’inventaire
• Compté : indique le nombre d’article compté manuellement et la valeur correspondante
• Compté non valorisés : indique le nombre d’article compté manuellement et dont le prix unitaire de stock (PU) est nul. Un bouton permet d’initialiser ces PU automatiquement
• Non compté : indique le nombre d’article qui ont été ajoutés dans l’inventaire, mais dont aucun compte n’a été enregistrée

Étape 1 : Cliquez sur Finaliser l'inventaire. mybe vérifie alors que l'inventaire est complet.

Si besoin, des messages vous indiquent les points à traiter avant la clôture :

• Articles non comptés : cliquez sur Gérer les articles non comptés
• Articles non valorisés (sans prix unitaire) : saisissez les prix manquants, ou cliquez sur Initialiser les PU manquants (leur prix seront mis à 0€)
• Articles non sélectionnés (inventaire complet uniquement) : cliquez sur Ajouter les articles non sélectionnés

Attention : Si vous choisissez Mettre la quantité à 0, tous les articles non comptés seront mis à zéro dans vos stocks. Cette action est irréversible une fois l'inventaire clôturé.

Étape 2 : Une fois ces points résolus, cliquez sur Clôturer l'inventaire.

Important : la clôture génère automatiquement les mouvements de stock correspondant aux écarts. Un inventaire clôturé n'est plus modifiable.

Après la clôture, la page d'export s'affiche automatiquement. Vous pouvez aussi y revenir via le bouton Exporter l'inventaire depuis la revue d'un inventaire clôturé.

Étape 1 : Choisissez le ou les formats : PDF, Excel, ou les deux.

Étape 2 : Sélectionnez le cumul souhaité : par article (par défaut), par famille ou par fournisseur.

Étape 3 : Cliquez sur Exporter. Vos fichiers sont générés via l'option documents en préparation.