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Où ça ? : Sur le module "Fichier", fonctionnalité "Clients"

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Les fiches articles sont des éléments importants de votre logiciel de caisse. Elles composent votre catalogue article. Correctement organisées, elles permettent de gagner un temps non négligeable lors de l'encaissement, mais aussi de suivre avec précision ses marges, la performance de l'article et bien plus.

C’est pourquoi il est important de créer des fiches articles complètes et cohérentes afin de faciliter les futurs traitements et manipulations.

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La fiche article est composée de plusieurs sections, permettant de répondre à un ensemble de spécificités métier.  
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des sections, en cliquant sur le bouton de configuration en haut à droite de la section "Informations générales", et d’afficher les sections pertinentes à votre métier ou vos préférences de gestion.

La barre d’action en bas à droite de votre écran permet :

• D’enregistrer des modifications  
• De passer d’une fiche article a une autre, en cliquant sur les flèches
• De revenir en arrière sur la base articles après une modification, en cliquant sur la flèche retour.

Cette barre, permet deux actions rapides, en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez :

• Dupliquer l’article afficher sur votre écran
• Ajouter un nouvel article après avoir terminé la création du précédent

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Avant de pouvoir créer des fiches articles, il est nécessaire de compléter une liste de prérequis

1. Créer un système de classification (famille, sous-famille, marque, etc.)

2. Créer des profils TVA

3. Créer des fournisseurs

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Sur chaque fiche article, on retrouve sur la droite de l’écran, une page présentant les chiffres clefs de l’article.

On retrouve les indicateurs clefs de performances de l’article, les volumes des ventes, mais également 2 liens d’accès. En bas de la fenêtre, le lien « liste des vente » conduit vers l’historique du détails des lignes de vente, retraçant les ventes de l’article. En dessous, on retrouve la « liste des mouvements de stocks ».

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La section d’informations générales contient tous les éléments principaux pour créer une fiche article.

• On retrouve la désignation, qui correspond au nom de l’article et qui sera le nom affiché en sur la base article et en vente. Choisissez un nom reconnaissable et clair
  

• On retrouve en dessous la description, souvent un texte présentant l'article, qui pourra être affiché en vente en guise de support au vendeur
  
• A droite, s'affiche le prix de vente TTC, directement modifiable depuis en cliquant dessus (par défaut « 0,00€ » s'affiche), l’indice de performance article (étoiles), une pastille de couleur pour gérer les opérations commerciales, et enfin le volume de stock

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• En dessous, on retrouve les 6 éléments de classifications, puis le fournisseur et sa référence, le profil TVA et le profil fidélité

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• Sur la partie de gauche on retrouve la ou les photos de l'article

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Il est possible d’ajouter une photo rapide en cliquant sur le +.

Si vous souhaitez ajouter plus de photos, cliquez sur "Personnaliser l’affichage" puis « + ». Vous pouvez alors ajouter une photo principale, une vignette et une photo secondaire. Si vous restez sur cette zone, en descendant la fenêtre vous avez la possibilité d’ajouter d’autres N’oubliez pas de valider avant de quitter.  

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Enfin on retrouve sous la photo de la fiche article, 3 éléments :

• "Stocké", signifiant que le comptage de stock est actif pour cet article (vous pourrez alors suivre les quantités en stock et leur évolutions)
• "Permanent", signifiant que l’article est au statut "Actif". Vous pourrez ainsi le retrouver en caisse ou sur votre catalogue article. Si cette case n'est pas cochée, l'article est considéré comme "Inactif" et ne s'affichera pas sur votre écran de caisse ou au sein de votre base article
• "En ligne" vous permet d'un seul clic d'envoyer cet article sur votre site e-commerce

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La section Stock permet de visualiser l’état des stocks de l’article. On peut depuis cet espace :

• Définir une quantité minimal et maximale pour chaque article afin d'avoir des alertes en cas de rupture prochaine ou de sur stockage
• Gérer un conditionnement. Cliquez sur conditionnement et choisissez un conditionnement créé au préalable

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En plus du tarif principal (affiché en vert ici) créé dans la première section "Information principale" de la fiche article, vous pouvez créez autant de tarifs de vente différents pour un même article. Vous pouvez depuis cet espace consulter tous les tarifs de vente, ainsi qu’ajouter de nouveaux tarifs.

La fiche article fait apparaitre le tarif principal appliqué à tous les clients et n’ayant pas de conditions particulières (voir définitions ci-dessous)

Les principaux types de tarifs de ventes sur le logiciel de caisse sont les suivants :

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- Tarif de vente selon des conditions

• Tarif à la quantité (minimale et maximale)
• Tarif selon le conditionnement

- Tarif de vente selon le bénéficiaire

• Tarif client
• Tarif famille tarifaire
• Tarif magasin

- Tarif de vente selon une période

• Tarif sur une période personnalisée
• Tarif selon le jour de la semaine
• Tarif Happy Hours

- Le tarif de vente principal est défini comme suit : il n’est ni attribué à un client (ou à une famille tarifaire), n'est pas configuré en fonction d'une quantité minimale ou maximale, ni en conditionnement, ni sur une période définie, et enfin il n'est affecté par aucune opération de promotion, de remise.

Explications du fonctionnement des tarifs

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- Tarifs par quantité

Lors de la création d’un nouveau tarif de vente, vous pouvez affecter une quantité minimale ou maximale d’application du tarif en question. Par exemple, vous pourrez créer des tarifs dégressif, plus un client achète un article, plus il profite de tarifs avantageux !

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- Tarif par conditionnement

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter ce tarif à un conditionnement préalablement créé. Pour cela choisissez le conditionnement dans la case conditionnement en bas de la fenêtre de tarif, puis affectez le prix voulu.

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- Tarifs par bénéficiaire

Les tarifs clients sont prioritaires sur tout autre tarif puisqu’il s’agit de tarifs négociés avec votre client. Le tarif de vente TTC indiqué pour un client identifié s'appliquera alors en caisse lors de son passage

Vous pouvez notamment :

    1. Affecter un prix a un client sur une référence article :

Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner le client et lui affecter un tarif.

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     2. Affecter une remise associée à une famille tarifaire :

Sur la fiche article, dans la section tarifs de vente, sélectionner un tarif de vente, puis affectez une famille tarifaire à ce dernier.

Pour que ce tarif de vente soit effectif lors d'un passage en caisse, il est nécessaire au préalable d'avoir créé des familles tarifaires et de les avoirs affectées aux clients pour lesquels vous souhaitez le faire bénéficier. Un client qui est relié à une famille tarifaire aura alors lors de son passage en caisse le tarif de vente possédant la famille tarifaire identique.

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- Tarifs par période

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter une période personnalisée conditionnant l’application d’un tarif sur un produit. Cela peut être pertinent pour gagner du temps pendant les périodes de soldes.

De la même manière vous pouvez créer un tarif de vente sur une période de la journée par exemple les HappyHours, ou bien pour destocker en fin de journée vos invendus alimentaires ou sur un jour de la semaine.

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Remarque : Les tarifs sont enregistrés en TTC, que vous les ayez saisis en HT ou TTC, ceci afin d’éviter tous problèmes liés aux arrondis sur les totaux suite au calcul de la TVA.

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Compléter les tarifs d’achats sur vos fiches articles vous permet de calculer automatiquement la marge réalisé sur l'article en question. Il vous est possible de désigner plusieurs fournisseurs pour un même produit, avec différents tarifs d'achat. Votre marge sera donc calculée sur le prix d'achat moyen pondéré par les quantités achetées.

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Avant de pouvoir renseigner un tarif d’achat, il est nécessaire de créer un fournisseur.  

Voir : Comment créer un fournisseur ?

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Si vous avez déjà créé un fournisseur, vous pouvez ajouter ce fournisseur dans la fenêtre fournisseurs. Renseigner ensuite le délai de livraison. Par défaut le délai de livraison est de 10 jours.

Voir : Comment changer le délai de livraison fournisseur par défaut

Compléter la devise d'achat auprès de votre fournisseur, indiquez le "PCB" (Prix par Combien), c'est à dire le nombre d’unités minimale à acheter quand vous passez une commande chez ce fournisseur

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Cliquez ensuite sur "Ajouter un tarif". Affectez de nouveau la devise adéquate, puis le prix d'achat unitaire HT, la remise fournisseur potentielle le cas échéant.

Comme pour le tarif de vente, vous avez la possibilité de créer différents tarifs d’achat :

• Tarif par période
• Tarif par conditions
• Quantité minimale et maximale  
• Conditionnement (à ne pas confondre avec le PCB. Le conditionnement permet d'indiquer le nombre d’unité rentrant dans le stock pour l’achat d’une (1) quantité auprès de ce fournisseur)
• Type de magasin

Validez ensuite les modifications

Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs par articles, avec plusieurs tarifs d'achat par fournisseurs

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Cette section présente les différents codes qui peuvent être attribué à un article. mybe prévoit un ensemble de code différents permettant de répondre à plusieurs cas d’usage. Ces codes peuvent être des codes à barres, des codes courts, des codes à barres poids/prix, des codes articles.

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Par défaut, pour chaque article il est créé et affecté un GTIN automatiquement, permettant d’identifier l’article. Ce code est considéré comme le code principal par défaut.

En cliquant sur "Ajouter", vous pouvez ajouter d’autre codes à un même article selon votre classification interne

• Un code libre (code libre pour faciliter l’identification des articles en interne)
• Un code article (code supplémentaires pour prévoir des imports de données)
• Un PLU (numéro d’identification à 5 chiffres pour les fruits et légumes)

• Un EAN (Les codes EAN sont un code-barres long pour l'identification numérique de produits et informations alphanumériques)

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Pour chacun de ces nouveaux codes vous pouvez affecter un libellé, quantité, et un conditionnement.  

Voir : comment affecter un conditionnement à un article ?

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Cette section "Paramètres" permet de gérer un ensemble de règles de gestion particulières à l’échelle de l’article (ces paramètres sont notamment répliquées lors de la duplication d'une fiche article).

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir :

• La quantité par défaut, 1 étant recommandé.

Il est possible de mettre 0 par exemple pour les articles nécessitant de la pesée. Il sera alors demandé de compléter la quantité sur votre écran de caisse lors d'une vente.

• L’unité, qui est l’unité de gestion de stock, cet élément est important car il détermine également le nombre de décimales sur la quantité en saisie. Par exemple si vous précisez « Kg », le nombre de décimale sera automatiquement de 2

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•  Le profil comptable, cet élément est important pour la gestion puisqu’il affectera l’article à un profil particulier et influencera la gestion du point de vente.  

• Vous retrouvez à ce niveau les « Champs libre 1 et 2 », faisant partie du système de classification (Famille, Sous-famille, etc.)

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Dans Achat et vente, vous trouverez les règles de comportement de l’article lors d'une vente sur votre logiciel de caisse

Dans Article offert, vous pouvez choisir d’offrir un article pour une période

Dans Poids et volume, vous pouvez définir les valeurs de poids et de volume de l’article

Dans Prix conseillé, vous pouvez définir le prix conseillé par le distributeur par exemple. C’est un champ informatif qui n'a pas d'impact lors de la vente

Dans Traçabilité, vous pouvez activer la traçabilité sur un article. Un numéro de série devra être saisi ou scanné au moment de la vente pour les articles concernés. Cela est notamment utile dans la gestion de vos cartes cadeaux ou bon d'achats

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Ce champ permet d’associer des taxes à l’article, il peut s’agir de la valeur de l'écotaxe à communiquer aux clients à titre d'information.

Il est possible d’ajouter des taxes dans le module "Configuration du dossier", fonctionnalité "Financiers", puis "Taxes".

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La section "Notes" permet d’ajouter des notes manuscrites sur un article.

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La section "Alertes" permet d’ajouter des alertes sur un article. Plusieurs types d’alertes sont possibles sur mybe :

• Messages interne, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur le tableau de bord sur votre écran d'accueil
• Message au client, cela permet d’afficher un message en vente
• Risque de ruptures de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
• Rupture de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central
• Dépassement des dates de péremptions

Pour paramétrer une alerte, choisissez le type d’alerte, affectez une valeur numéraire si cela est pertinent, ainsi qu’une date de début et/ou de fin

Inscrivez ensuite un message dans la zone dédiée, puis cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter plusieurs types d’alertes