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Les fiches articles sont les éléments centraux du logiciel. Elles composeront votre base articles, qui est une des valeurs principales de votre système de gestion et de votre point de vente. C’est pourquoi il est important de créer des fiches articles complètes et cohérentes afin de faciliter les futurs traitements et manipulations, ainsi que la gestion globale de votre point de vente.

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La fiche article est composée de plusieurs de blocks, permettant de répondre à un ensemble de spécificité métier.  
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des blocks, en cliquant sur le bouton de configuration en haut à droite de du premier block, et d’afficher les blocks pertinents a votre métier ou vos préférences de gestion.  

La barre d’action en bas à droite de votre écran permet :

• D’enregistrer des modifications  
• De passer d’une fiche article a une autre, en cliquant sur les flèches
• De revenir en arrière sur la base articles après une modification, en cliquant sur la flèche retour.

Cette barre, permet deux actions rapides, en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez :  

• Dupliquer l’article afficher sur votre écran,  
• Ajouter un nouvel article après avoir terminé la création du précédent

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Avant de pouvoir créer des fiches articles, il est nécessaire de compléter une liste de prérequis  

1. Créer un système de classification (famille, sous-famille, marque, …).  

2. Créer des profils TVA  

3. Créer des fournisseurs

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Sur chaque fiche article, on retrouve sur la droite de l’écran, une page présentant les chiffres clefs de l’article.  

On retrouve les indicateurs clefs de performances de l’article, les volumes des ventes, mais également 2 liens d’accès. En bas de la fenêtre, le lien « liste des vente » conduit vers l’historique du détails des lignes de vente, retraçant les ventes de l’article. En dessous, on retrouve la « liste des mouvements de stocks ».

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Le block d’informations générales contient tous les éléments principaux pour créer une fiche article.  

• On retrouve la désignation, qui correspond au nom de l’article et qui sera le nom affiché en sur la base article et en vente. Choisissez un nom reconnaissable et clair.  
  

• On retrouve en dessous la description, souvent un texte, qui pourra être afficher en vente en guise de support au vendeur.  
  
• A droite, on retrouve un block avec le prix, directement modifiable depuis depuis l’espace « 0,00€ », l’indice de performance article (étoiles), une pastille de couleur indiquant le type de promotions commerciales, et enfin le volume de stock.  

• En dessous, on retrouve les 6 éléments de classifications, puis le fournisseur et sa référence, le profil TVA et le profil fidélité.  

• Sur la partie de gauche on retrouve, l’aspect visuel avec les photos.

Il est possible d’ajouter une photo rapide en cliquant sur le +.  

Si vous souhaitez à jouter plus de photo, cliquer sur personnaliser l’affichage puis « + », vous pouvez alors ajouter des blocks de photos avec une photo ou vidéo principales, une vignette et une photo secondaire. Si vous restez sur cette zone, en descendant la fenêtre vous avez la possibilité d’ajouter d’autres blocks photo avec la photo ou vidéo principale, la vignette et photo secondaire. N’oubliez pas de valider avant de quitter.  

• Enfin on retrouve en bas de cette partir photo, 3 éléments :  

• « Stocké », signifiant que le comptage de stock est actif pour cet article
• « Permanent », signifiant que l’article est actif. Décocher cette case rend l’article inactif en vente et dans la base article.

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Le block stock permet de visualiser l’état des stocks de l’article. On peut depuis cet espace :  

• Définir une quantité min et maxi de stock pour un article.
• Gérer un conditionnement. Cliquez sur conditionnement et choisissez un conditionnement créé au préalable

Voir : comment affecter un conditionnement a un article ? (prochainement disponible)

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En plus du tarif normal définit dans le premier block de la fiche article, il existe un ensemble de type de tarifs différents. Vous pouvez depuis cet espace consulter tous les tarifs de vente, ainsi qu’ajouter de nouveaux tarifs.

Il est possible de définir un tarif normal directement en saisissant un montant dans la zone dédiée en haut à droite du block principal de la fiche article. Ce tarif sera ajouté dans ce block tarif de vente.

La fiche article fait apparaitre le tarif principal appliqué à tous les clients et n’ayant pas de conditions particulières (voir définitions ci-dessous)

Les tarifs proposés par mybe :

- Tarif par conditions

• Tarif à la quantité (min et max)
• Tarif au conditionnement

- Tarif par bénéficiaires

• Tarif client
• Tarif famille tarifaire
• Tarif Magasin

- Tarif par période

• Tarif sur une période personnalisée
• Tarif au jour de la semaine
• Tarif Happy Hours

- Un tarif normal est défini comme suit : il n’est ni client (ou famille tarifaire), ni en quantité, ni en conditionnement, ni par période (personnalisée, jours, HappyHours), ni par promo, remise, ou internet.

- Le tarif principal est un tarif normal, à la date du jour, sur le magasin en cours et avec la devise du dossier

Explications du fonctionnement des tarifs

- Tarifs par quantité

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter une quantité min ou maximale d’application du tarif en question.

- Tarif par conditionnement

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter ce tarif a un conditionnement préalablement créé. Pour cela choisissez le conditionnement dans la case conditionnement en base de la fenêtre de tarif, puis affecter le prix voulu.

- Tarifs par bénéficiaire

Les tarifs clients sont prioritaires sur tout autre tarif puisqu’il s’agit de tarifs négociés avec votre client.

Vous pouvez

    1. Affecter un prix a un client sur une référence article :

Sur la fiche article, dans le block tarif, sélectionner le client et affecter lui un tarif.

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     2. Affecter une remise associée à une famille tarifaire

Sur la fiche article, dans le block tarif, sélectionner la famille tarifaire et affecter lui un tarif.

Au préalable, pour que ce tarif soir effectif en vente, il est nécessaire de créer des familles tarifaires et d’affecter des clients à cette famille. Aussi, si le client est relié à la famille tarifaire, alors il aura alors en vente le montant du tarif de la famille tarifaire.

- Tarifs par période

Lors de la création d’un nouveau tarif, vous pouvez affecter période personnalisée conditionnant l’application d’un tarif sur un nouveau produit. Cela peut être pertinent pour gagner du temps pendant les périodes de soldes.

De la même manière vous pouvez, créer un tarif sur une période de la journée, (HappyHours), ou sur un jour de la semaine.

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Remarque : Les tarifs sont enregistrés en TTC, que vous les ayez saisis en HT ou TTC, ceci afin d’éviter tous problèmes liés aux arrondis sur les totaux suite au calcul de la TVA.

Remarque :  si un tarif n’est pas affectif, automatiquement le tarif proposé sera le tarif affecté aux particuliers.

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Compléter les tarifs d’achats sur vos fiches articles vous permet d’optimiser la gestion de votre point de vente, par exemple en contrôlant vos marges. Il vous est possible de désigner plusieurs fournisseurs pour un même produit. Les marges théoriques sont toutefois calculées sur la base des conditions du fournisseur principal.

Avant de pouvoir renseigner un tarif d’achat, il est nécessaire de créer un fournisseur.  

Voir : comment créer un fournisseur ? (prochainement disponible)

Si vous avez déjà créer un fournisseur, vous pouvez ajouter ce fournisseur dans la fenêtre fournisseurs. Renseigner ensuite le délai de livraison. Par défaut le délai de livraison est de 10j.  

Voir : comment changer le délai de livraison fournisseur par défaut. (prochainement disponible)

Compléter la devise, puis le PCB, qui est le « prix par combien » soit le nombre d’unité que vous devez acheter quand vous passez une commande chez ce fournisseur

Cliquer ensuite sur ajouter un tarif. Affecter de nouveau la devise adéquate, puis le prix Unitaire HT, et la potentielle remise. Le Prix unitaire HT net étant le Prix unitaire HT moins la remise.

Comme pour le prix de vente, vous avez la possibilité de créer différents tarifs d’achat :

• Tarif par période,
• Tarif par conditions,
• Quantité min et max,  
• Conditionnement, à ne pas confondre avec le PCB, c’est le nombre d’unité rentrant dans le stock pour l’achat d’une quantité de 1,
• Type de magasin.

Valider ensuite les modifications.  

Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs par articles, avec plusieurs tarifs par fournisseurs.  

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Ce block est présente les différents code qu’un article peut avoir. Mybe prévoit un ensemble de code différents permettant de répondre à plusieurs cas d’usage. Ces codes peuvent être des codes à barres (Gencode), des codes courts, des codes à barres poids/prix, des codes articles.

Par défaut, pour chaque article il est créé et affecté un GTIN Auto, permettant d’identifier l’article. Ce code est considéré comme le code principal par défaut.  

EN cliquant sur ajouter, vous pouvez ajouter d’autre code a un article :  

• Un code libre (Code libre pour faciliter l’identification des articles en interne)  
• Un code article (Code supplémentaires pour prévoir des imports de données)  
• Un PLU (Numéro d’identification a 5 chiffres pour es fruits et légumes)

• Un EAN13 (Les codes EAN 128 sont un code-barres long pour l'identification numérique de produits et informations alphanumériques)

Pour chacun de ces nouveaux codes vous pouvez affecter un libellé, quantité, et un conditionnement.  

Voir : comment affecter un conditionnement a un article ?  (prochainement disponible)

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Ce block paramètre permet de gérer un ensemble de règles de gestion particulières a l’échelle de l’article (transmises lors de la duplication de l’article).  

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir :  

• La quantité par défaut, 1 étant recommandé.  

Il est possible de mettre 0 par exemple pour les articles nécessitant de la pesée. Il sera alors demandé de compléter la quantité en vente.  

Voir : comment demander la quantité lors d’une vente ?  (Prochainement disponible)

• L’unité, qui est l’unité de gestion de stock, cet élément est important car il détermine également le nombre de décimales sur la quantité en saisie. Par exemple si vous précisez « Kg », le nombre de décimale sera automatiquement de 2

•  Le profil comptable, cet élément est important pour la gestion puisqu’il affectera l’article a un profil particulier et influencera la gestion du point de vente.  

Voir : Comment changer l’unité d’un article ? (Prochainement disponible)

Voir : Comment changer le profil comptable d’un article ? (Prochainement disponible)

• Vous retrouvez à ce niveau les « Champ libre 1 et 2 », faisant partie du système de classification.  

Voir : Système de classification ? (Prochainement disponible)

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Dans Achat et vente, vous trouverez les règles de comportement de l’article en vente  

Dans Article offert, vous pouvez choisir d’offrir un article pour une période.  

Dans Poids et volume, vous pouvez définir les valeurs de poids et de volume de l’article

Dans Prix conseillé, vous pouvez définir le prix conseillé par le distributeur par exemple. C’est un champ informatif.  

Dans Traçabilité, vous pouvez activer la traçabilité sur un article. Un numéro de série devra être saisi ou scanné au moment de la vente pour les articles concernés.

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Ce champ permet d’associé des taxes à l’article, il peut s’agir de la valeur de l'écotaxe à communiquer aux clients à titre d'information.

Il est possible d’ajouter des taxes dans « configuration du dossier, Financiers, puis taxes.  

Voir : comment ajouter des taxes ? (Prochainement disponible)

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Le block "Note" permet d’ajouter des notes manuscrites sur un article.

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Le block "Alertes" permet d’ajouter des alertes sur un article. Plusieurs types d’alertes sont possibles sur mybe :  

• Messages interne, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central.  
• Message au client, cela permet d’afficher un message en vente
• Risque de ruptures de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central.  
• Rupture de stock, cela peut servir de rappel interne et s’affichera directement sur la Dashboard central.  
• Dépassement des dates de péremptions  

Pour paramétrer une alerte, choisissez le type d’alerte, affecter une valeur numéraire si cela est pertinent, ainsi qu’une date de début ou de fin.  

Inscrivez ensuite un message dans la zone dédiée, puis cliquer sur ajouter. Vous pouvez ajouter plusieurs types d’alertes.  

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Vous avez la possibilité de joindre des documents à une fiche article, cela peut être par exemple un document photo, un document fournisseur…