Comment gérer son coffre ?

Retrouvez dans cet article des définitions utiles pour mieux comprendre le fonctionnement du coffre, son utilité, ainsi que les notions de retrait et d'apports d'espèces.

Le coffre est une notion virtuelle dans mybe qui est une étape intermédiaire entre votre/vos tiroirs caisse et le ou les compte(s) bancaire(s) de votre société.

La gestion du coffre recense les transactions d’espèces effectuées entre le contenu des tiroirs caisses (ouverture, fermeture) et le coffre, ainsi que les échanges entre le coffre et vos banques (remise et apports d’espèces).

Cela vous permet de connaitre à tout moment le montant des espèces disponibles dans votre coffre. Ainsi, si toutes les caisses sont clôturées, l'ensemble des espèces du magasin se retrouvent dans le coffre.

Lors de l'ouverture d'un fonds de caisse, le montant saisi en fonds de caisse est prélevé du coffre pour s'apporter au fonds de caisse.

Lors de la clôture d'un fonds de caisse, le montant saisi en clôture est remis dans son intégralité au coffre.

Chaque mouvement lié à l'ouverture ou la clôture d'un fonds de caisse est ainsi enregistré.

Important à savoir : attention, il s’agit uniquement des transferts de fonds et non du montant des règlements espèces. Pour visualiser les transactions en espèces sur une journée de caisse vous devez aller dans les informations comptables, ou bien visualiser votre ticket de clôture de caisse.

Lorsque vous apportez de l'argent au compte bancaire, ce montant est retiré du coffre, et une écriture comptable se génère afin d'enregistrer ce mouvement.

Lorsque vous retirez de l'argent au compte bancaire, ce montant est ajouté au coffre, et une écriture comptable se génère afin d'enregistrer ce mouvement.

Important à savoir : attention, il s’agit uniquement des transferts de fonds et non du montant des règlements espèces. Pour visualiser les transactions en espèces sur une journée de caisse vous devez aller dans les informations comptables, ou bien visualiser votre ticket de clôture de caisse.

Avant-propos : Quand un mouvement de coffre est créé, il n'est ni annulable, ni modifiable. En cas d'erreur, il faut le corriger avec le bon type de mouvement, en fonction de votre situation

Apport d'espèces

L'apport d'espèces est sous-entendu un apport d'argent provenant du compte bancaire et allant vers le coffre.

Ainsi, si je réalise un apport d'espèces de 1 000 €, le montant présent au coffre augmente d'autant, car il est retiré du compte bancaire considéré.

A retenir : apport d'espèces = on prélève des espèces de la banque pour le mettre dans le coffre. L'icône présente (une banque) permet de savoir quelle est la source de transfert.

Retrait d'espèces

Le retrait d'espèces est sous-entendu un retrait d'argent du coffre et allant vers le compte bancaire considéré.

Ainsi, si je réalise un retrait d'espèces de 1 000 €, le montant présent au coffre diminue d'autant, car il est transféré vers le compte bancaire considéré.

A retenir : retrait d'espèces = on prélève des espèces du coffre pour le mettre dans le compte bancaire. L'icône présente (un coffre) permet de savoir quelle est la source de transfert.

Ajustement

Un ajustement permet de faire varier le montant du coffre grâce à un mouvement théorique, qui permet de recalibrer le total en cas de mauvaise manipulation, d'erreur, ou autre. Il s'agit donc d'un ajustement purement théorique, sans impact sur la comptabilité.

Bon à savoir : un ajustement peut être un mouvement positif ou négatif.

Pour réaliser un ajustement, cliquez sur le bouton Ajustement.

Étape 1 : Depuis la caisse, cliquez sur le bouton Caisse, puis sur Effectuer un retrait / apport d'espèces.

En type de mouvement, vous avez le choix entre :

• Remise au coffre
• Apport depuis le coffre
• Remise en banque
• Apport depuis la banque

Ces options permettent d'ajouter un mouvement d'espèces entre le coffre et la session de caisse, ou entre la session de caisse et la banque directement.

Pour aller plus loin : consultez l'article Effectuer un retrait / apport d'espèces depuis la caisse