Choisir le meilleur logiciel de caisse pour votre activité

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Que vous soyez commerçant local indépendant ou gérant de plusieurs points de vente, que vous ayez un site e-commerce ou non, le choix d'une solution de caisse est un élément critique pour votre activité.

Un système de caisse efficace permet de gérer en toute simplicité votre point de vente, mais aussi vos stocks, la fidélité de vos clients, vos promotions et autres cartes cadeaux. Certains logiciels proposent également la possibilité de faire de la facturation pour les professionnels (devis, bons de livraison, commandes, factures) en plus de s'occuper également de vos fournisseurs et des achats.

De nombreux types de logiciels de caisse existent, et il est souvent compliqué de s'y retrouver. Il n'y a pas de logiciel moins bon qu'un autre, il n'y a que des logiciels inadaptés par rapport à votre activité et à son stade de développement.

Les évolutions technologiques ont rendu possible de nouvelles fonctionnalités, une intégration simple aux sites e-commerces mais aussi l'utilisation sur du matériel grand public, alors que les logiciels traditionnels contraignaient à l'achat d'une caisse imposante, souvent peu esthétique et toujours très chère.

Mais alors comment choisir le meilleur logiciel selon votre activité ? Dans cet article, vous trouverez les questions importantes à se poser avant de choisir le logiciel de caisse et de gestion le plus adapté pour votre activité.

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Déterminez vos besoins selon votre activité

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On ne le répètera jamais assez, ne choisissez pas un logiciel spécialisé pour les instituts de beauté si vous travaillez dans le prêt-à-porter. Bien loin de vous aider, c'est faire face à une démultiplication des problèmes au quotidien, qui vous feront perdre tout autant de temps que d'argent.

Alors avant de se précipiter sur un logiciel inadapté, prenez le temps de réfléchir à vos besoins compte tenu de votre activité. Que souhaitez vous vendre ? Comptez vous vendre aux particuliers uniquement, ou bien à des professionnels ? Souhaitez-vous gérer vos stocks ? Pensez-vous recruter une personne pour vous épauler dans l'aventure ? Souhaitez-vous développer un site e-commerce en plus de votre activité ?

En répondant à ces quelques questions simples, cela permet en effet d'éliminer d'office certains logiciels qui ne permettent pas la vente aux professionnels, ou bien qui ne permettent pas de créer des droits d'accès différenciés selon les utilisateurs de votre solution de caisse.

Vous trouverez ci-dessous les principales fonctionnalités selon votre secteur d'activité :

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Vous êtes dans le vins & spiritueux

• Pensez aux fonctionnalités permettant de gérer vos stocks, la vente au verre
• Optez pour une solution avec un grand nombre de classification possibles (cépage, millésime, région, etc.)
• Assurez-vous de pouvoir retrouver l'historique d'achat de vos clients afin de les conseiller au mieux selon leurs goûts
• Faites attention à prendre un logiciel pouvant gérer des offres promotionnelles afin d'écouler vos stocks invendus et fidéliser vos clients

Ces fonctionnalités sont le minimum à exiger auprès d'un éditeur de logiciel de caisse.

D'expérience, vous aurez également besoin de vendre aux professionnels (hôtels, restaurants, comités d'entreprise, etc.). Il est donc impératif pour vous que votre logiciel dispose d'une gestion commerciale complète, vous permettant d'éditer des devis, des bons de livraisons, sortir des factures. En plus de cela, vous devez suivre si vos clients professionnels vous ont réglé ou si certaines factures restent impayée et ainsi les relancer.

Dans les métiers liés aux vins et aux spiritueux, un logiciel de caisse intégrant ces fonctionnalités peut avoir un rôle déterminant dans la réussite de votre point de vente, notamment s'il n'est pas adapté à votre activité.

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Vous êtes dans la mode & le prêt-à-porter

• La gestion de la taille-couleur est un indispensable pour votre métier : cette fonctionnalité permet pour un seul article d'avoir plusieurs déclinaisons possible (XS, S, M, L, etc. ou des couleurs)
• Les soldes et les périodes de promotions vont faire partie de votre quotidien. Dès lors, facilitez vous la vie avec une solution de caisse permettant de personnaliser vos opérations commerciales
• Offrir à vos clients la possibilité d'acheter des cartes cadeaux permet une forte rétention de ces derniers et une bonne fidélisation. Si ces derniers l'offrent à leurs proches, cela vous rapportera également de nouveaux clients !
• Permettez à vos clients d'avoir un compte fidélité sur lequel ils cumulent des points, afin d'augmenter votre panier moyen et la fréquentation en magasin
• Soyez certain d'avoir sur votre logiciel de caisse prêt-à-porter une gestion multi-utilisateur. Votre vendeur ou votre caissier ne doivent pas avoir les mêmes autorisations qu'un vendeur à mi-temps, qui vous aide ponctuellement afin d'éviter les erreurs de caisse et de stocks
• Sélectionnez enfin un logiciel qui permet de gérer aussi vos nombreux fournisseurs, de telle façon à pouvoir recommander plus facilement les articles qui se vendent le mieux sur l'année

Sans ces fonctionnalités, votre gestion quotidienne sera complexe notamment au niveau de la gestion des stocks. Les moindres erreurs de stock au fil de l'eau se multiplieront entre elles sur la durée, causant en fin d'année un inventaire faux et un bilan comptable non représentatif de la réalité.

Si vous comptez vendre en ligne dans le futur pour augmenter votre chiffre d'affaires, assurez-vous que votre logiciel de caisse puisse s'intégrer dès à présent avec les principaux éditeurs du marché, comme Prestashop, Woocommerce ou Shopify. Ceci vous permettra notamment d'avoir un stock unique entre votre point de vente physique, et votre site e-commerce.

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Vous êtes dans le CBD & les e-cigarettes

Le CBD & e-cigarette représente la profession (avec celle du jeux & jouets) possédant le plus de références article pour un seul point de vente. Il faut dire que combiner des centaines d'articles, avec tout autant de déclinaisons que de saveurs, dosages, quantités... cela peut vite être un casse-tête !

• La gestion des variantes selon vos articles est vitale dans le CBD ou les e-cigarettes. C'est simple, ne travaillez pas avec un logiciel qui ne vous permet pas d'avoir plusieurs déclinaisons d'un même article au risque de passer vos weeks-ends et vacances à faire des réconciliations manuelles de stocks sur des milliers de références
• Vos clients reviendront souvent en magasin vous dire "la même chose que la dernière fois, mais je ne sais plus ce que j'ai pris". Assurez-vous d'avoir dans votre logiciel une gestion de fichier client efficace pour retrouver l'historique d'achat de vos clients, même ceux qui étant passés il y a longtemps
• Personnaliser vos offres commerciales en fonction de votre clientèle permet d'augmenter votre chiffre d'affaire en augmentant le panier moyen de chaque client. Un bon logiciel de caisse devra dès lors offrir la possibilité de créer des coffrets, des packs et établir des promotions selon un certain nombre de quantité acheté par exemple

Le meilleur logiciel de caisse pour cette activité devra également proposer la vente au gramme (pour le CBD) en plus de vous permettre de réaliser des offerts à vos clients les plus fidèles tout en étant en conformité avec la règlementation de 2018 sur les encaissements et la TVA.

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Vous êtes dans le meuble & la décoration

• Dans cette activité, attention au sur-stockage ! Un stock mal géré mobilise fortement votre trésorerie et fait peser un risque important sur votre entreprise. Optez pour un logiciel permettant d'avoir automatiquement des alertes en fonction de votre niveau de stocks
• Vos clients paient en plusieurs fois vos meubles, il faut donc que votre solution de caisse intègre la gestion des acomptes et le suivi des règlements
• Si vous vendez aux entreprises à proximité de votre point de vente, il est alors nécessaire que votre logiciel bénéficie d'une gestion des devis et des factures pour la vente aux professionnels
• Pour déstocker vos invendus de fin de saison, un bon logiciel de caisse possédera un système de promotion et de fidélité que vous pourrez personnaliser
• Créer des bons d'achat ou des remises en fonction du nombre de passage en magasin est également important afin de fidéliser vos clients et les inciter à revenir profiter de vos conseils pour leur décoration d'intérieur

Enfin, certains métiers spécialisés dans le gros ameublement doivent intégrer le coût de transport dans leur marge, et appliquer un coefficient plus importants aux articles les plus volumineux ou les plus lourds. Ceci permet de refléter la réalité de votre performance financière et ainsi de calculer plus justement votre rentabilité.

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Vous êtes dans le jeux & le jouet

Ce métier a connu une riche transformation depuis l'épidémie de covid. Beaucoup plus démocratisé, l'univers du jeux s'étend aussi bien en point de vente physique qu'en ligne avec un e-commerce ou un site vitrine ! C'est, avec les métiers liés au CBD & e-cigarette, l'activité qui nécessite une gestion du plus grand nombre de références articles.

• Le meilleur logiciel pour le jeux & le jouet intégrera la possibilité de gérer en quelques clics des milliers de références articles
• Faites attention à pouvoir créer et personnaliser des promotions pour attirer vos clients lors des périodes de fêtes de fin d'année par exemple
• Une gestion de fichier client efficace, la mise en place de cartes de fidélité est importante sur votre métier car à la différence d'autres activités, c'est une clientèle de passionnés qui se rassemblent autour de vous. Soyez donc à la hauteur en leur permettant de bénéficier réellement de leur fidélité dans votre boutique
• Après le covid, de très nombreuses boutiques spécialisées dans le jeux & le jouet ont mis en place un site vitrine ou de e-commerce pour augmenter leur zone de chalandise, se faire connaitre au-delà et acquérir plus de clients intéressés par l'univers qu'ils proposent. Un bon logiciel de caisse pourra dès lors intégrer nativement les éditeurs de e-commerces les plus courant du marché pour vous faciliter la vie et unifier vos stocks, vos fiches clients et votre fidélité entre le physique et le e-commerce

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Comparez les options disponibles sur le marché

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Une fois que vous avez répondu aux questions précédentes, identifié les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin selon votre activité, il est important de se poser les trois questions suivantes

• Quel investissement suis-je disposé à réaliser pour avoir un logiciel de caisse qui me fera gagner du temps et augmentera mon chiffre d'affaires ?
• Ai-je besoin d'un accompagnement et d'un service d'assistance en cas de question ou par simple réassurance ?
• Dois-je m'équiper de matériel de caisse professionnel pour mon activité ?

Ici, vos réponses à ces questions seront différentes selon la maturité de votre activité. Il est important de bien réfléchir aux différentes options disponibles sur le marché, afin de ne pas se tromper dans votre choix. Si se tromper n'est pas une fin en soi, c'est le changement de logiciel en cours d'activité qui cristallise le plus de problèmes. Perte de tout l'historique de vos ventes, effacement de base client, risque de non conformité avec l'administration fiscale sur vos déclarations de TVA, et bien d'autres.

On ne pourra jamais assez vous recommander de prendre le temps de comparer entre différents logiciels de caisse pour trouver l'adéquation entre votre budget, vos besoins actuels, mais également vos besoins futurs à court et moyen terme. En un mot, le bon logiciel de caisse doit être adaptable à chaque étape de votre activité.

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Définissez le type de commerçant que vous êtes

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Vous êtes en train de créer un commerce après une activité précédente et ne savez pas ce dont vous avez besoin ? Vous êtes fraichement installé et vous commencez à réaliser la difficulté de gérer vos stocks et votre fidélité client sur Excel ? Vous avez choisi trop vite votre premier logiciel sur une problématique de coût et vous êtes actuellement bloqué pour en changer ?

Il existe autant de situations que de commerçants. Que vous soyez en cours de création, déjà installé ou bien un habitué du commerce de détail, vous n'aurez pas les mêmes besoins et il est important de choisir la solution adéquate qui pourra également vous accompagner dans le temps.

Dans le premier cas, si vous êtes en cours de création, pas d'inquiétude. Il existe de nombreux articles explicatifs sur le fonctionnement d'une caisse enregistreuse, ou bien les éléments à avoir en tête pour réussir l'ouvrir de votre point de vente.

Si vous avez ouvert mais que vous réalisé la complexité inhérente à la gestion de stocks, de suivi des encaissements ou bien du réassort et de l'inventaire, vous avez de la chance, car vous savez à présent ce dont vous avez besoin précisément. Trouver le bon logiciel de caisse sera alors un jeu d'enfant, et l'investissement que vous ferez sera alors très vite rentabilisé.

Dans le troisième cas, vous êtes bloqués avec un logiciel qui ne fonctionne pas et vous crée plus de problèmes que de solutions à ces derniers. Il faut alors vite sortir de cette situation qui ne s'améliorera pas avec le temps et choisir un nouveau logiciel. Pour faciliter cette transition, assurez vous de prendre un logiciel de caisse pouvant importer les données de votre logiciel précédent (sous format .csv ou .xls par exemple). Ainsi, vous ne perdrez aucune donnée de vos clients précédents, de même que vous n'aurez pas à rentrer à la main tous vos articles un à un !

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Vérifiez la comptabilité avec votre matériel existant

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Avant d'investir dans un logiciel de caisse, vérifiez que ce dernier soit bien compatible avec votre matériel existant. Que cela soit pour votre ordinateur de caisse, votre tablette, votre imprimante ticket ou bien votre scannette code barre, vous ne souhaitez pas devoir racheter une nouvelle fois du matériel pour un simple changement de logiciel.

Ce point peu paraitre anodin, mais dans un système de caisse, le matériel représente plus de 70% du coût total. Ainsi, opter uniquement pour un logiciel est souvent un choix judicieux qui vous permet de faire des économies en continuant d'utiliser le même matériel sur lequel vous avez l'habitude de travailler.

Si vous avez un doute, posez la question à votre interlocuteur qui saura vous répondre et ainsi vous éviter de racheter du matériel de caisse neuf.

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Conclusion

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Le choix du meilleur logiciel de caisse est une décision cruciale pour le succès de votre activité. Que vous soyez dans le secteur du vins & spiritueux, de la mode & du prêt-à-porter, du CBD & des e-cigarettes, du meuble & de la décoration, ou encore du jeu & du jouet, il est primordial de trouver une solution adaptée à vos besoins spécifiques.

Avant de vous précipiter dans le choix d'un logiciel inadapté, prenez le temps de bien définir vos besoins en fonction de votre activité. Que souhaitez-vous vendre ? Qui sont vos clients cibles ? Quelles fonctionnalités sont essentielles pour la gestion efficace de votre point de vente ?

Une fois vos besoins établis, comparez les différentes options disponibles sur le marché. Réfléchissez à l'investissement que vous êtes prêt à faire pour un logiciel qui vous fera gagner du temps et augmentera votre chiffre d'affaires. Assurez-vous également que le logiciel choisi peut évoluer avec votre activité au fil du temps.

En fonction de votre situation, que vous soyez en cours de création, fraîchement installé ou déjà expérimenté dans le commerce de détail, trouvez une solution qui répond spécifiquement à vos exigences concrètes et du quotidien.

Enfin, vérifiez la compatibilité du logiciel de caisse avec votre matériel existant. Vous ne souhaitez pas vous retrouver à devoir racheter tout le matériel pour un simple changement de logiciel.

Prenez le temps de réfléchir, de comparer et de poser toutes les questions nécessaires pour choisir le meilleur logiciel de caisse qui soutiendra votre activité et facilitera votre gestion quotidienne. Une fois la solution parfaite trouvée, vous serez sur la voie d'une gestion efficace et d'un succès durable pour votre point de vente. Bonne chance dans votre quête du logiciel de caisse idéal !

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