Comment éviter les irrégularités de stocks ?

Les soucis liés aux stocks surviennent quand vos produits disparaissent sans qu'une vente soit enregistrée. En d'autres termes, c'est la différence entre ce que votre inventaire devrait être sur le papier et ce qu'il est réellement après le comptage. Peu importe le type de commerce que vous gérez, elles sont une véritable épine dans le pied.

Quel impact pour les commerçants ?

Imaginez ceci : votre système de gestion vous dit que vous avez 10 paires de chaussures en stock, mais lorsque vous les comptez, il n'y en a que 9, sans explication. Eh bien, c'est là qu'intervient l'irrégularité de stock. Cela pose problème pour deux raisons principales :

Perte financière

‍Lorsque vous vous retrouvez face à une irrégularité de stocks, cela signifie souvent une perte financière directe. L'inventaire est un actif pour votre entreprise, et perdre des articles sans explication équivaut à une perte d'argent. Remplacer ces articles manquants peut donc rapidement faire grimper vos coûts, impactant ainsi vos marges et toute la santé financière de votre entreprise.

Perte de bénéfices

‍Chaque article sur vos étagères représente une opportunité de réaliser une vente et, par conséquent, de générer du chiffre d'affaires. Lorsque des irrégularités de stocks surviennent, vous avez donc une perte d'opportunité, et manquez l'occasion de tirer un profit sur ces articles. En d'autres termes, c'est une baisse potentielle de vos bénéfices.

Quels facteurs causent les irrégularités de stock

Il est vital de comprendre d'où proviennent ces irrégularités. Les causes les plus courantes sont les suivantes :

‍La perte‍

Si votre inventaire diminue en raison d'une perte, c'est que ces derniers ne sont plus en votre possession. Ce phénomène résulte souvent du vol, qu'il soit commis par des clients malintentionnés ou au sein de votre entreprise. Vous avez investi dans ces articles, mais ils ne sont plus vendables.

• Le vol à l'étalage : La Star Academy sortait "Qui a volé l'orange du marchand" il y a quelques années. C'est une représentation du vol à l'étalage. Des clients prennent des produits sans les acheter, souvent en les dissimulant dans leurs vêtements ou sacs pour éviter de les payer. Plus courante qu'on le ne pense, cette pratique impacte directement votre chiffre d'affaires, résultant en une perte nette sur ces articles
• ‍Le vol interne. Les employés du magasin peuvent également être impliqués dans des actes de vol, détournant des produits ou de l'argent. Ces actes vous coûtent non seulement de l'argent, mais elles peuvent également fragiliser la confiance au sein de l'équipe et avec les clients.

Les erreurs des fournisseurs

‍Les fournisseurs ne sont pas à l'abri des erreurs, comme une mauvaise livraison de produits ou une double facturation. Ces erreurs entraînent des irrégularités de stock si vous n'avez pas à votre disposition un logiciel de gestion vous notifiant en cas d'erreur fournisseur

Les dommages

‍Si vos articles subissent des dommages (accro, casse), votre inventaire vendable diminue. Bien que l'article puisse encore être en votre possession, vous pourriez être contraint de le jeter. La réparation ou la vente à prix réduit ou promotionnel peuvent être des options, mais elles entraînent dans les deux cas une perte de chiffre d'affaires.

Les erreurs humaines

‍Si vous gérez à la main ou avec Excel vos stocks, une erreur humaine est vite arrivée (fautes de frappe, double comptage, oubli, etc.) dans l'enregistrement de vos stocks. Ces erreurs faussent les données de réapprovisionnement et de ventes, générant encore une fois des pertes nettes pour les commerçants.

Comment calculer l'irrégularité de stocks

Le principe est simple : vous vendez un article, la valeur de votre stock diminue d'autant que le coût de cet article. La réciproque est également vraie : vous passez une commande pour de nouveaux articles, la valeur de votre stock augmente du montant de cette commande. L'écart entre ce que vous avez enregistré comme ventes et commandes et la réalité de ce que vous avez effectivement en stock, c'est ce que l'on appelle une irrégularité.

Imaginez cela : vos tableaux Excels indiquent 200 000 euros de marchandises en stock. Cependant, lorsque vous réalisez votre inventaire physique, la réalité pointe le bout de son nez : vous comptez un stock de 197 000 euros. L'écart (un grand écart même) de 3 000 euros, c'est cela, l'irrégularité au sein de votre inventaire. Ce que vous avez rentré sur Excel n'est pas un miroir fidèle de la réalité de votre stock.

Pour mieux comprendre l'impact des cela, on peut les exprimer en pourcentage par rapport à vos ventes totales. C'est le "Taux d'irrégularités". Pour le calculer, utilisez cette formule :

Taux d'irrégularité de stocks = (Montant de l'irrégularité de stocks / Ventes totales) x 100

Cela vous donnera un montant en pourcentage. Un taux d'irrégularité acceptable est habituellement situé entre 0,8 et 1,4%. Au dessus de ce seuil, votre commerce est soumis à un risque de perte pouvant entrainer de graves difficultés financières.

On l'a vu, la gestion des stocks est parfois un défi de taille pour les petits commerçants, mais avec quelques mesures simples, vous pouvez réduire les surprises désagréables liées aux irrégularités de stocks. Voici quelques actions concrètes que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant pour optimiser la gestion de vos stocks.

Comptages cycliques fréquents : Un œil attentif sur vos articles

Compter l'ensemble de votre inventaire peut être une tâche fastidieuse. Pour simplifier, choisissez une approche plus fréquente avec des comptages cycliques.

Chaque semaine, concentrez-vous sur un petit groupe d'articles spécifiques. Cela vous permet de détecter rapidement toute irrégularité. En particulier, si certains produits sont plus susceptibles d'être volés, focalisez vos comptages sur eux.

Compter régulièrement ses articles, c'est comme un système d'alerte qui vous aide à prévenir les pertes ou le vol et éviter les mauvaises surprises lors de l'inventaire en fin d'année.

Mesures anti-vol pour dissuader les voleurs

Le vol à l'étalage (d'une orange ou d'un de vos articles) contribue pour une grande partie aux irrégularités de stocks. Prenez le temps pour former votre personnel et accueillir chaleureusement chaque client tout en affichant une certaine vigilance. Attention, il n'est pas question de suivre à la trace vos clients, mais plutôt d'exercer une vigilance dissuasive.

En plus de former votre personnel, des outils utiles peuvent exister :

• Étiquettes de sécurité électroniques et antivols : Ce sont les fameux antivols présents dans les grandes surfaces. Elles existent aussi pour le petit commerce et ne peuvent être retirées en toute sécurité que par le personnel à la caisse. Principalement dissuasives, elles peuvent ainsi déclencher une alarme discrète lorsque la marchandise étiquetée est sortie du magasin un peu trop rapidement.
• Caméras : L'installation de caméras dans votre magasin est un puissant moyen de dissuasion contre le vol pour des raisons évidentes. Pensez à positionner ces dernières pour limiter au maximum les angles morts. Si les moyens sont limités, optez pour des caméras de surveillance factices qui auront le même effet dissuasif pour un investissement plus faible.

Atténuer les risques de risque de vol interne

C'est un sujet souvent peu abordé, mais des employés mécontents ou mal formés sont des facteurs de risque concernant le vol. L'un des moyens les plus simples d'en réduire cette cause est de mettre en place un dialogue ouvert avec vos employés et votre équipe.

La confiance est primordiale dans le commerce. Si les employés savent qu'ils peuvent venir vous parler en toute liberté, ils sont alors moins susceptibles de commettre certaines actions.

Vous pouvez aussi envisager un système de binômes : simple à mettre en place, il assure d'avoir au moins deux employés en service en même temps. Assurez-vous que les ventes annulées et les remboursements nécessitent par exemple la présence d'un second employé ou de vous même.

Utiliser un système de gestion tout-en-un pour minimiser les erreurs

L'une des méthodes les plus efficaces pour minimiser les erreurs de saisie humaine est de tout simplement éliminer la saisie manuelle. Avec un système de gestion des stocks et de point de vente parfaitement intégré, vous réduisez considérablement ces risques. Un logiciel de gestion de point de vente tel que mybe pourra alors résoudre ce besoin.

Avec mybe, vous pouvez ainsi facilement consulter vos niveaux de stock actuels et passés, simplifiant la surveillance des irrégularités potentielles. C'est une solution idéale pour éviter les erreurs et améliorer la gestion globale de vos stocks.

En résumé, la gestion efficace des irrégularités de stocks est essentielle pour garantir la rentabilité et la satisfaction de vos clients. En adoptant des pratiques de prévention, en utilisant des outils modernes comme mybe, et en favorisant une culture de transparence et de communication, vous serez mieux équipé pour minimiser les pertes, optimiser la gestion des stocks, et assurer la prospérité à long terme de votre commerce.

Pour en savoir plus sur comment mybe peut vous aider, demandez à être recontacté.