Comment fonctionne un système de caisse ?

Un système de caisse (parfois appelé TPV pour « terminal point vente ») est le système utilisé au quotidien par les commerçants pour faciliter leurs ventes en magasin. Il sert également de solution pour enregistrer vos transactions, vous permettre de suivre et de piloter votre chiffre d’affaires, votre inventaire, vos clients et bien plus encore.

Les systèmes de caisse peuvent se présenter sous différentes formes. Certains gérants préfèrent utiliser un ordinateur de caisse, avec du matériel adapté comme des imprimantes tickets, des imprimantes étiquettes, des douchettes ou bien encore le fameux tiroir-caisse.

D’autres utilisent simplement un appareil mobile – comme une tablette ou parfois directement leur smartphone pour encaisser !

Aucun système de caisse n'est comparable

La bonne configuration d'un logiciel de caisse dépend principalement des besoins et de l'activité du magasin.

Un système de caisse se compose de deux éléments : le logiciel de caisse d'une part et le matériel de caisse d'autre part.

Pour bien comprendre le fonctionnement d’un système d’encaissement, il est important de distinguer ces deux principales composantes, notamment car elles ont évolué ces dernières années !

Historiquement en effet, le logiciel de caisse était indissociable du matériel de caisse. C'est à dire que le logiciel qui servait à l'encaissement et à la gestion du point de vente était intégré directement sur le matériel de caisse, et un installateur devait se déplacer dans votre magasin afin de procéder à l'appareillage et à l'installation.

Aujourd’hui, de nouveaux logiciels existent et, avec une simple connexion internet, vous pouvez l'utiliser qu'importe votre matériel de caisse ! Cette évolution a notamment permis à de nombreux commerçants indépendants de retrouver la liberté de choisir le logiciel de caisse le plus adapté à leur activité chez quelqu’un, et le matériel le plus pertinent pour leurs points de vente chez quelqu’un d’autre !

Le système de caisse (ou logiciel de caisse, solution d’encaissement, etc.) est une application qui exécute différentes fonctions nécessaires à la gestion d’un point de vente.

Au niveau le plus simple, il vous permet de calculer le montant de vos transactions et de suivre vos ventes ainsi que vos stocks chaque jour.

D’autres solutions de caisse proposent des fonctionnalités plus complètes, ou bien plus avancées pour tenir compte des spécificités métiers de chaque commerce de proximité.

Pour l'exemple, mybe intègre des fonctions de fidélisation, des outils de statistiques mais permet également la gestion des achats auprès de vos fournisseurs.

Si c'est un peu plus clair sur le logiciel, cela sera encore plus simple pour le matériel de caisse !

Ici encore, on distingue plusieurs types de matériel de caisse différents.

Le Terminal Point de Vente (ou TPV)

C’est l’élément central de votre matériel. Il permet de se connecter au logiciel de caisse. Concrètement, il peut s’agir aussi bien de votre ordinateur portable habituel, mais aussi d'un appareil mobile, comme votre smartphone ou votre tablette par exemple selon votre activité.

Certains fournisseurs de TPV peuvent proposer un matériel spécialement conçu qui fonctionne avec leur logiciel de caisse propriétaire, ceci permet notamment de n'avoir qu'un seul interlocuteur pour tout ce qui touche à vos besoins de caisse au sens large.

La douchette (ou scanner code-barre)

La douchette est l'outil idéal pour les magasins avec un grand catalogue article. Une douchette va notamment vous permettre de gagner du temps en vous évitant de taper ou rechercher manuellement vos produits une fois le passage en caisse d'un de vos clients.

Un simple scan du code-barres et le tour est joué ! Votre caisse ajoute automatiquement le produit au panier.

L'imprimante tickets

Si lors de chaque achat vous éditez des tickets de caisse à vos clients, alors vous avez besoin d’un appareil pour les imprimer, c’est là que l’imprimante tickets entre en jeu !

Lorsqu’elle est directement connectée à votre logiciel de caisse, l’imprimante sortira immédiatement un ticket une fois la transaction validée. Attention, à l'heure où nous écrivons cet article, la réglementation est en cours d'évolution, et il ne sera plus possible d'imprimer un ticket de caisse sur un support papier à partir du 1er avril 2023 (et ce n'est pas une blague !). Recherchez ainsi les logiciels de caisse vous permettant d'envoyer directement par support digital le ticket de caisse à vos clients afin d'être conforme avec la nouvelle législation.

Le lecteur de carte (ou TPE)

Vous n'êtes pas sans savoir qu'en France en 2022, la majorité (82% exactement, nous avons fait nos petites recherches pour vous donner le nombre exact) des consommateurs paient par carte bancaire dans les petits commerces. C'est pourquoi il est fortement conseillé d'avoir un lecteur de carte de crédit pour faciliter leur processus de paiement.

Le type de lecteur de cartes de crédit dont vous avez besoin dépend en partie du logiciel de caisse et du matériel de caisse que vous souhaitez utiliser.

Traditionnellement, les lecteurs de carte sont proposés par votre agence bancaire. Par soucis de simplicité, il est recommandé de voir directement avec votre fournisseur de logiciel de caisse pour vous assurer que le lecteur de carte sélectionné est bien compatible avec votre logiciel.

Le tiroir caisse

N’oublions pas non plus le tiroir-caisse ! Indispensable pour conserver les espèces, il en existe de toutes sortes. En plus de stocker en sécurité l’argent liquide, il permet aussi de gagner du temps en clôture de caisse, lors du recomptage.

Le système de caisse est certainement indispensable à l’encaissement de vos clients, mais n’oublions pas qu’il joue un rôle tout aussi important dans votre gestion au quotidien.

Certaines fonctionnalités peuvent ainsi vous faire gagner du temps et vous aider dans vos décisions de gestion.

La mise à jour des stocks et la gestion des inventaires

A chaque vente, votre logiciel de caisse s’occupe de suivre et enregistrer les entrées et les sorties en stocks pour tenir votre catalogue article à jour à chaque instant.

De plus, selon le mode de fonctionnement de votre caisse enregistreuse, elle peut également vous inviter à recommander certains articles auprès de vous fournisseurs pour éviter leur rupture de stocks à partir d’un certain seuil d'alerte.

Le suivi des ventes

Votre logiciel de caisse peut également enregistrer toutes les données transactionnelles qui passent dans son système. Plus simplement, c'est à dire que le logiciel de caisse conserve un historique des ventes, des paiements ,des retours articles réalisés et bien plus encore.

Certains logiciels d'encaissement permettent également d'avoir des tableaux de bord afin de vous aider à piloter vos finances et la rentabilité de votre point de vente.

La création de fiches client et les animations du point de vente

Dans le cas où vous souhaitez constituer une base client, votre système de caisse peut s’occuper d’enregistrer toutes les informations dont vous avez besoin pour les chouchouter, suivre leurs achats et voir leurs avantages fidélité.

La plupart du temps, le système de caisse que vous aurez choisi vous permettra de gérer un niveau minimal de fidélité et d’animations commerciales afin d'attirer vos clients chez vous, mais surtout de les faire revenir !

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension du fonctionnement de votre système de caisse, il est temps de mettre à profit vos connaissances !

Les prochaines étapes peuvent varier selon le logiciel de caisse que vous utilisez actuellement, mais elles sont toutes utiles si vous souhaiter avoir la meilleure expérience possible avec votre logiciel d'encaissement.

Choisissez un système de caisse fiable et complet

Tout d'abord, assurez-vous d’avoir un système de caisse fiable et complet pour votre magasin. Si vous démarrez une activité, il faut que ce dernier réponde à vos besoins actuels, mais également à ceux que vous ne connaissez pas encore !

Optez pour un système de caisse adapté à vos besoins

Prenez en compte votre fonctionnement actuel, le passage en caisse, la gestion des stocks, le suivi des statistiques et trouvez un logiciel de caisse qui prend en charge ces fonctionnalités de base tout en pouvant s’adapter à l’évolution de vos besoins dans le futur.

Par exemple, si vous envisagez dans quelques mois de faire bénéficier vos clients d'avantages fidélité et de bons d'achats, vous aurez besoin d’une solution adaptable et possédant une gestion de la fidélité pour accepter suivre leurs avantages. Dans ce cas, privilégiez dès maintenant le bon logiciel de vente de telle manière à ne pas être "coincé" avec un logiciel qui ne vous satisfera pas complètement dans le futur.

Prenez le temps de comparer les offres existantes

Il est aussi judicieux de penser à votre gestion de façon générale. Avez–vous toutes les informations pour prendre les bonnes décisions sur vos ventes, sur vos stocks ? Votre logiciel est-il adapté à votre métier ? Vous facilite-t-il la vie ou vous créé-t-il des problèmes ? De prime abord, les logiciels de caisse peuvent sembler similaires. Pour en avoir le cœur net et faire le choix le plus pertinent pour votre activité, demandez une démonstration de la solution avant de vous engager.

Comme dirait un scribe bien connu : "Je ne dirai pas qu'il y ait de bonnes ou de mauvaises situations" - c'est exactement la même chose concernant votre système de caisse.

Si ce dernier vous cause des problèmes et vous gène au quotidien, ce n'est peut être pas car il est mauvais, mais il est très certainement inadapté par rapport à votre activité et à vos besoins.

Prenez donc le temps de comparer les différents tarifs de logiciels afin de choisir celui qui sera le plus simple d'utilisation pour vous, le plus complet pour votre activité et avec l'accompagnement le plus réactif pour vous épauler !